Cách sử dụng text to column trong excel chia văn bản đơn giản

Xem nhanh

• Tách văn bản thành cột với văn bản phân tách
• Tách văn bản thành cột với văn bản có độ rộng cố định
• Thao tác này sẽ mở ra một trình hướng dẫn, trong đó bạn sẽ thực hiện ba bước.
• Lưu ý: 

Tính năng "Text to Columns" trong Excel giúp tách văn bản trong một ô thành nhiều cột riêng biệt. Tác vụ đơn giản này có thể giúp người dùng tiết kiệm đáng kể thời gian so với việc tách thủ công từng ô thành nhiều cột. Chúng ta sẽ bắt đầu với một ví dụ đơn giản về việc tách hai mẫu dữ liệu thành các cột riêng biệt. Sau đó, chúng ta sẽ khám phá hai trường hợp sử dụng khác của tính năng này mà hầu hết người dùng Excel không biết đến. 

Tách văn bản thành cột với văn bản phân tách

Đối với ví dụ đầu tiên, chúng ta sẽ sử dụng Text to Columns với dữ liệu phân tách. Đây là tình huống phổ biến hơn để tách văn bản, vì vậy chúng ta sẽ bắt đầu với nó.

Trong dữ liệu mẫu bên dưới, chúng ta có một danh sách tên trong một cột. Chúng ta muốn tách tên và họ thành các cột khác nhau. Trong ví dụ này, chúng ta muốn tên vẫn ở cột A và họ được chuyển sang cột B. Chúng ta đã có một số thông tin trong cột B (Phòng ban). Vì vậy, trước tiên chúng ta cần chèn một cột và đặt tiêu đề cho cột đó. Tiếp theo, chọn phạm vi ô chứa các tên và sau đó nhấp vào Data > Text to Columns.

Thao tác này sẽ mở ra một trình hướng dẫn, trong đó bạn sẽ thực hiện ba bước.

Bước một là xác định cách nội dung được phân tách. Phân tách có nghĩa là các phần văn bản khác nhau mà bạn muốn tách ra được phân tách bằng một ký tự đặc biệt, chẳng hạn như dấu cách, dấu phẩy hoặc dấu gạch chéo. Đó là thứ chúng ta sẽ chọn ở đây. (Chúng ta sẽ nói về tùy chọn độ rộng cố định trong phần tiếp theo.)

Trong bước thứ hai, hãy xác định ký tự phân tách. Trong dữ liệu ví dụ đơn giản của chúng ta, tên và họ được phân tách bằng dấu cách. Vì vậy, chúng ta sẽ bỏ dấu chọn khỏi "Tab" và thêm dấu kiểm vào tùy chọn "Space".

Trong bước cuối cùng, chúng ta có thể định dạng nội dung. Đối với ví dụ của chúng ta, chúng ta không cần áp dụng bất kỳ định dạng nào, nhưng bạn có thể thực hiện những việc như chỉ định xem dữ liệu ở định dạng văn bản hay ngày tháng và thậm chí thiết lập để một định dạng chuyển đổi sang định dạng khác trong quá trình này.

Chúng ta cũng sẽ để đích là $A$2 để nó tách tên khỏi vị trí hiện tại và di chuyển họ sang cột B. Khi chúng ta nhấp vào "Finish" trên trình hướng dẫn, Excel sẽ tách tên và họ và bây giờ chúng ta có Cột B mới, được điền đầy đủ.

Tách văn bản thành cột với văn bản có độ rộng cố định

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ tách văn bản có độ rộng cố định. Trong dữ liệu bên dưới, chúng ta có một mã hóa đơn luôn bắt đầu bằng hai chữ cái theo sau là một số chữ số có thể thay đổi. Mã hai chữ cái đại diện cho khách hàng và giá trị số sau nó đại diện cho số hóa đơn. Chúng ta muốn tách hai ký tự đầu tiên của mã hóa đơn khỏi các số tiếp theo và đưa các giá trị đó vào các cột Khách hàng và Số hóa đơn mà chúng ta đã thiết lập (cột B và C). Chúng ta cũng muốn giữ nguyên mã hóa đơn đầy đủ trong Cột A. Vì mã hóa đơn luôn có hai ký tự nên nó có độ rộng cố định.

Bắt đầu bằng cách chọn phạm vi ô chứa văn bản bạn muốn tách, sau đó nhấp vào Dữ liệu > Văn bản thành Cột. Trên trang đầu tiên của trình hướng dẫn, chọn tùy chọn "Độ rộng cố định" và sau đó nhấp vào "Tiếp theo".

Trên trang tiếp theo, chúng ta cần chỉ định vị trí trong cột để tách nội dung. Chúng ta có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào khu vực xem trước được cung cấp.

Lưu ý: 

Văn bản thành Cột đôi khi cung cấp các điểm ngắt được đề xuất. Điều này có thể tiết kiệm thời gian cho bạn, nhưng hãy chú ý đến nó. Các gợi ý không phải lúc nào cũng đúng.

Trong khu vực "Xem trước dữ liệu", hãy nhấp vào nơi bạn muốn chèn ngắt trang, sau đó nhấp vào "Tiếp theo".

Trong bước cuối cùng, nhập ô B2 (=$B$2) vào hộp Đích, sau đó nhấp vào "Hoàn tất". Các số hóa đơn được tách thành công thành cột B và C. Dữ liệu gốc vẫn còn trong cột A.

Vậy là chúng ta đã xem xét cách tách nội dung bằng cách sử dụng dấu phân tách và độ rộng cố định. Có thể nói cách sử dụng text to column trong excel như góp phần cơ bản giúp bạn có thể vận dụng để khai thác dữ liệu của mình. Bạn có thể tìm hiểu nhiều hơn về công cụ này để dễ dàng linh động chuyển đổi theo mục đích bạn cần nhé.