ear
Hỗ trợ Khách hàng
ear0
Giỏ hàng

Cách sử dụng hàm tìm kiếm trong excel để truy xuất thông tin nhanh chóng 

Ngày đăng: 23-01-2024Lượt xem: 455

Khi làm việc với các bảng tính lớn trong Excel, khả năng nhanh chóng tìm thấy thông tin bạn cần bất kỳ lúc nào là vô cùng quan trọng. Việc lướt qua hàng trăm hàng và cột chắc chắn không phải là cách hiệu quả, vì vậy chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những gì chức năng Tìm và Thay thế của Excel mang lại và cách sử dụng hàm tìm kiếm trong excel.

Cách sử dụng hàm Tìm kiếm trong Excel

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn tổng quan về chức năng Tìm kiếm trong Excel cũng như hướng dẫn chi tiết cách sử dụng tính năng này trên Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 và các phiên bản cũ hơn.

Tìm giá trị trong một vùng, trang tính hoặc bảng tính

Các hướng dẫn sau đây sẽ cho bạn biết cách tìm các ký tự, văn bản, số hoặc ngày cụ thể trong một vùng ô, trang tính hoặc toàn bộ bảng tính.

1. Chọn vùng ô cần tìm kiếm. Để tìm kiếm trên toàn bộ trang tính, hãy click vào bất kỳ ô nào trên trang đang hoạt động.

2. Mở hộp thoại Tìm và Thay thế của Excel. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F hoặc truy cập vào tab Trang chủ > Nhóm Chỉnh sửa > Tìm & Chọn > Tìm...

3. Trong ô Tìm gì, nhập các ký tự (văn bản hoặc số) bạn đang tìm và click Tìm Tất cả hoặc Tìm Tiếp.

Khi bạn click Tìm Tiếp, Excel sẽ chọn lần xuất hiện đầu tiên của giá trị tìm kiếm trên trang tính, click lần thứ hai sẽ chọn lần xuất hiện thứ hai, và cứ như vậy.

Khi bạn click Tìm Tất cả, Excel sẽ mở một danh sách tất cả các lần xuất hiện và bạn có thể click vào bất kỳ mục nào trong danh sách để di chuyển đến ô tương ứng.

cách sử dụng hàm tìm kiếm trong excel

Lưu ý:

Tìm kiếm trong Excel phân biệt chữ hoa/thường. Nếu bạn muốn tìm kiếm không phân biệt hoa/thường, hãy sử dụng chức năng Tìm Kiếm (Search) thay thế.

Excel không hỗ trợ các ký tự đại diện (*, ?) trong tìm kiếm.

Tìm kiếm nâng cao trong Excel

Để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn, hãy nhấp vào Tùy chọn ở góc trên bên phải của hộp thoại Tìm và Thay thế trong Excel, sau đó thực hiện bất kỳ điều nào sau đây:

Trong: Chọn Trang tính hoặc Bảng tính để tìm kiếm giá trị đã chỉ định trong trang tính hiện tại hoặc toàn bộ bảng tính.

Tìm theo:

Theo Hàng: Tìm kiếm từ ô đang hoạt động sang bên phải (từng hàng một).

Theo Cột: Tìm kiếm từ trên xuống dưới (từng cột một).

Tìm trong: Chọn Công thức, Giá trị hoặc Chú thích để tìm kiếm trong loại dữ liệu cụ thể.

Phân biệt chữ hoa/thường: Bật tùy chọn Phân biệt chữ hoa/thường để tìm kiếm theo trường hợp chữ trong ô.

Phù hợp toàn bộ nội dung ô: Chọn tùy chọn này để tìm kiếm các ô chỉ chứa các ký tự bạn đã nhập trong trường Tìm gì.

Mẹo:

Nếu bạn muốn tìm một giá trị trong một vùng, cột hoặc hàng cụ thể, hãy chọn vùng, cột hoặc hàng đó trước khi mở Tìm và Thay thế trong Excel. Ví dụ, để giới hạn tìm kiếm của bạn trong một cột cụ thể, hãy chọn cột đó trước, sau đó mở hộp thoại Tìm và Thay thế.

cách sử dụng hàm tìm kiếm trong excel

Tìm ô có định dạng cụ thể trong Excel

Để tìm các ô có định dạng nhất định, hãy thực hiện theo các bước sau:

  • Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại Tìm và Thay thế.
  • Nhấp vào nút Tùy chọn, sau đó nhấp vào nút Định dạng ở góc trên bên phải.
  • Trong hộp thoại Tìm Định dạng, xác định các tùy chọn định dạng bạn muốn tìm kiếm. Bạn có thể chọn các yếu tố như phông chữ, màu chữ, màu nền, kiểu chữ (in đậm, nghiêng, gạch chân), căn lề, viền ô, ...

Để tìm ô có định dạng giống với một ô khác trên trang tính:

  • Xóa mọi tiêu chí trong ô Tìm gì.
  • Nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Định dạng.
  • Chọn Chọn Định dạng Từ Ô.
  • Nhấp vào ô có định dạng mong muốn.

Lưu ý:

Microsoft Excel sẽ lưu lại các tùy chọn định dạng mà bạn đã chỉ định. Nếu bạn tìm kiếm dữ liệu khác trên trang tính và Excel không tìm thấy các giá trị mà bạn biết là có, hãy xóa các tùy chọn định dạng từ lần tìm kiếm trước đó.

Để thực hiện việc này, hãy mở hộp thoại Tìm và Thay thế, nhấp vào nút Tùy chọn trên tab Tìm, sau đó nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Định dạng và chọn Xóa Định dạng Tìm.

Tìm ô chứa công thức trong Excel

Mặc dù chức năng Tìm và Thay thế của Excel cho phép bạn tìm kiếm một giá trị nhất định trong các công thức, nhưng nó không thể trực tiếp tìm các ô chứa công thức. Để thực hiện việc này, chúng ta cần sử dụng tính năng Đi đến Đặc biệt (Go to Special).

cách sử dụng hàm tìm kiếm trong excel

Các bước thực hiện:

  • Chọn vùng ô mà bạn muốn tìm kiếm công thức, hoặc nhấp vào bất kỳ ô nào trên trang tính hiện tại để tìm kiếm toàn bộ trang tính.
  • Nhấp vào mũi tên bên cạnh Tìm & Chọn (Find & Select), sau đó chọn Đi đến Đặc biệt (Go To Special).
  • Hoặc bạn có thể nhấn F5 để mở hộp thoại Đi đến (Go To), sau đó nhấp vào nút Đặc biệt... (Special) ở góc dưới bên trái.
  • Trong hộp thoại Đi đến Đặc biệt (Go To Special), chọn Công thức (Formulas).
  • Kiểm tra các ô đánh dấu tương ứng với kết quả công thức bạn muốn tìm:
    • Số (Numbers): Tìm các công thức trả về giá trị số, bao gồm cả ngày tháng.
    • Văn bản (Text): Tìm các công thức trả về giá trị văn bản.
    • Logic (Logicals): Tìm các công thức trả về giá trị logic TRUE và FALSE.
    • Lỗi (Errors): Tìm các ô có công thức dẫn đến lỗi như #N/A, #NAME?, #REF!, #VALUE!, #DIV/0!, #NULL!, và #NUM!.
  • Nhấp OK.

Nếu Excel tìm thấy bất kỳ ô nào đáp ứng tiêu chí của bạn, các ô đó sẽ được tô sáng. Ngược lại, nếu không tìm thấy ô nào, bạn sẽ nhận được thông báo "Không tìm thấy ô nào như vậy".

Mẹo: Để nhanh chóng tìm tất cả các ô có công thức, bất kể kết quả của công thức, hãy nhấp Tìm & Chọn (Find & Select) > Công thức (Formulas).

Cách chọn và tô sáng tất cả các mục tìm thấy trên trang tính

Để chọn và tô sáng tất cả các lần xuất hiện của một giá trị nhất định trên trang tính, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

  • Mở hộp thoại Tìm và Thay thế bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F.
  • Trong ô Tìm gì (Find what), nhập giá trị bạn muốn tìm.
  • Nhấp vào nút Tìm Tất cả (Find All).
  • Excel sẽ hiển thị danh sách tất cả các lần xuất hiện của giá trị tìm kiếm. Để chọn và tô sáng toàn bộ các lần xuất hiện đó, bạn có thể thực hiện theo hai cách sau:

cách sử dụng hàm tìm kiếm trong excel

Cách 1:

Trong danh sách kết quả, nhấp vào bất kỳ mục nào để di chuyển tiêu điểm đến khu vực hiển thị kết quả.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.

Cách 2:

Trong danh sách kết quả, không cần nhấp chuột vào bất kỳ mục nào.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.

Cả hai cách này đều sẽ chọn và tô sáng tất cả các lần xuất hiện của giá trị tìm kiếm, cả trong danh sách kết quả trên hộp thoại Tìm và Thay thế và trên trang tính.

Mẹo:

Bạn có thể duyệt qua danh sách kết quả bằng cách nhấn các phím mũi tên lên xuống.

Để hủy bỏ việc chọn, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Esc.

Tìm và Thay thế dấu xuống dòng trong Excel

Bạn có thể sử dụng tính năng Tìm và Thay thế (Find and Replace) của Excel để tìm hoặc thay thế dấu xuống dòng. Đây là cách thực hiện:

Thay thế dấu xuống dòng bằng dấu cách hoặc ký tự khác:

  • Mở hộp thoại Tìm và Thay thế bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F.
  • Trong ô Tìm gì (Find what), nhấn tổ hợp phím Ctrl + J. Đây là phím tắt cho mã ASCII của dấu xuống dòng.
  • Ban đầu, ô Tìm gì có vẻ trống rỗng, nhưng nếu nhìn kỹ, bạn sẽ thấy một dấu chấm nhỏ li ti nhấp nháy tương tự như trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
  • Trong ô Thay thế bằng (Replace with), nhập ký tự thay thế, ví dụ như dấu cách.
  • Nhấn nút Thay thế Tất cả (Replace All).

cách sử dụng hàm tìm kiếm trong excel

Thay thế ký tự khác bằng dấu xuống dòng:

Ngược lại với quá trình trên, bạn sẽ nhập ký tự hiện tại vào ô Tìm gì (Find what) và dấu xuống dòng (nhấn Ctrl + J) vào ô Thay thế bằng (Replace with).

Lưu ý:

  • Kiểm tra cẩn thận trước khi nhấn Thay thế Tất cả để tránh thay đổi không mong muốn trong dữ liệu của bạn.
  • Bạn có thể sử dụng tính năng này để tìm và thay thế các ký tự đặc biệt khác, không chỉ dấu xuống dòng.

Phím tắt Tìm và Thay thế trong Excel

Nếu bạn đã theo dõi kỹ các phần trước của hướng dẫn này, bạn có thể nhận thấy rằng Excel cung cấp 2 cách khác nhau để tương tác với các lệnh Tìm và Thay thế - bằng cách nhấp vào các nút trên ribbon và bằng cách sử dụng các phím tắt.

Dưới đây là một bảng tóm tắt nhanh về những gì bạn đã học được và một vài phím tắt khác có thể giúp bạn tiết kiệm thêm vài giây:

  • Ctrl+F: Phím tắt Tìm của Excel, mở tab Tìm của hộp thoại Tìm và Thay thế.
  • Ctrl+H: Phím tắt Thay thế của Excel, mở tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.
  • Ctrl+Shift+F4: Tìm lần xuất hiện trước đó của giá trị tìm kiếm.
  • Shift+F4: Tìm lần xuất hiện tiếp theo của giá trị tìm kiếm.
  • Ctrl+J: Tìm hoặc thay thế một dấu xuống dòng.

Bằng cách ghi nhớ những phím tắt này, bạn có thể tìm và thay thế dữ liệu trong Excel nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hy vọng điều này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn!