Hướng dẫn cách sử dụng mail merge trong excel tiện ích

Xem nhanh

• Chuẩn bị trang tính cho cách sử dụng mail merge trong excel
• Cách hợp thư từ Excel sang Word
• Những điểm quan trọng cần kiểm tra:
• 1. Tạo tài liệu Word:
• 2. Chọn loại hợp thư:
• 3. Chọn người nhận:
• 4. Kết nối bảng tính Excel và tài liệu Word:
• 5. Tinh chỉnh danh sách người nhận:
• 6. Soạn nội dung thư:
• 7. Thêm khối địa chỉ và dòng chào hỏi:
• 8. Chèn các trường hợp nhất:
• 9. Xem trước kết quả:
• 10. Hoàn thành hợp thư:
• 11. Lưu tài liệu hợp thư:

Cách sử dụng Mail Merge trong Excel hiện nay khá đơn giản và dễ thực hiện. Các bước thực hiện được hướng dẫn chi tiết trong phần trợ giúp của Excel, giúp người dùng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng. Mail Merge là một công cụ hữu ích giúp người dùng tạo ra các tài liệu cá nhân hóa một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, người dùng cần lưu ý những điểm cần thiết khi sử dụng Mail Merge để đảm bảo kết quả chính xác và chất lượng.

Chuẩn bị trang tính cho cách sử dụng mail merge trong excel

Khi bạn thực hiện hợp thư, tệp Excel của bạn sẽ được kết nối với tài liệu Word của bạn và Microsoft Word sẽ lấy chi tiết người nhận trực tiếp từ trang tính được kết nối.

Trước khi chạy hợp thư trong Word, hãy đảm bảo tệp Excel của bạn có tất cả thông tin bạn muốn bao gồm như tên, họ, lời chào, mã ZIP, địa chỉ, v.v. Nếu bạn muốn thêm chi tiết, bạn nên thực hiện việc này trước khi bắt đầu hợp thư.

Những điểm quan trọng cần kiểm tra:

• Trang tính Excel của bạn có một hàng cho mỗi người nhận.
• Các cột trong trang tính khớp với các trường bạn muốn sử dụng trong hợp thư. Ví dụ: nếu bạn muốn đề cập đến người nhận bằng tên riêng của họ, hãy đảm bảo tạo các cột riêng biệt cho tên và họ. Nếu bạn định sắp xếp các địa chỉ liên hệ theo tiểu bang hoặc thành phố, hãy xác minh rằng bạn có một cột riêng cho Tiểu bang hoặc Thành phố.
• Nếu tệp Excel của bạn chứa mã bưu điện hoặc bất kỳ số nào khác có số 0 đứng đầu, hãy định dạng chúng dưới dạng văn bản để giữ lại các số 0 trong quá trình hợp thư.

Cách hợp thư từ Excel sang Word

Sau khi bảng tính dữ liệu nguồn được thiết lập và xem xét, bạn đã sẵn sàng để thực hiện hợp thư. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ hợp nhất các thư. Đối với email, các bước về cơ bản sẽ giống nhau.

1. Tạo tài liệu Word:

Nếu bạn đã soạn thư, hãy mở tài liệu hiện có, nếu không, hãy tạo một tài liệu mới.

2. Chọn loại hợp thư:

Trên tab Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấp vào Start Mail Merge và chọn loại hợp thư: thư, email, nhãn, phong bì hoặc tài liệu. Ở đây chúng ta chọn Letters.

3. Chọn người nhận:

Trên tab Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấp vào Select Recipients > Use Existing List.

4. Kết nối bảng tính Excel và tài liệu Word:

Duyệt tìm tệp Excel của bạn và nhấp vào Open. Sau đó, chọn trang tính đích và nhấp vào OK. Bằng cách thiết lập kết nối giữa trang tính Excel và tài liệu Word, bạn đảm bảo rằng nguồn dữ liệu hợp thư sẽ được tự động cập nhật mỗi khi bạn thực hiện thay đổi đối với tệp Excel chứa thông tin người nhận.

5. Tinh chỉnh danh sách người nhận:

Nếu bạn muốn loại trừ một số người nhận nhất định, hãy nhấp vào nút Edit Recipient List trong nhóm Start Mail Merge. Hộp thoại Mail Merge Recipients sẽ hiện lên và bạn tích hoặc bỏ tích các hộp kiểm để thêm hoặc loại bỏ người nhận khỏi hợp thư.

Mẹo: Bạn cũng có thể sắp xếp, lọc, xóa trùng lặp danh sách người nhận cũng như xác thực địa chỉ email bằng cách nhấp vào tùy chọn tương ứng trong mục Refine Recipients List.

6. Soạn nội dung thư:

Khi danh sách người nhận được hoàn thiện, bạn đã sẵn sàng soạn thư. Nhập văn bản trực tiếp trong tài liệu Word hoặc sao chép/dán từ nguồn bên ngoài.

7. Thêm khối địa chỉ và dòng chào hỏi:

Bây giờ là lúc để thêm các chỗ dành sẵn cho khối địa chỉ và dòng chào hỏi để hợp thư biết chính xác vị trí đặt dữ liệu đó. Để thêm chỗ dành sẵn, hãy nhấp vào nút tương ứng trên tab Mailings, trong nhóm Write & Insert Fields.

Tùy thuộc vào trường hợp nhất mà bạn đang chèn, một hộp thoại sẽ xuất hiện với các tùy chọn khác nhau. Chọn các tùy chọn phù hợp nhất với bạn, xem kết quả trong phần Preview và nhấp vào OK. Để chuyển sang người nhận tiếp theo hoặc trước đó, hãy sử dụng các mũi tên phải và trái.

Mẹo: Nếu Word lấy sai thông tin từ tệp Excel, hãy nhấp vào nút Match Fields để khớp với một trường cụ thể.

8. Chèn các trường hợp nhất:

Trong một số trường hợp, chỉ cần thêm khối địa chỉ và dòng chào hỏi là đủ. Khi thư được in ra, tất cả các bản sao sẽ giống hệt nhau ngoại trừ tên và địa chỉ của người nhận.

Trong các trường hợp khác, bạn có thể muốn chèn thêm các trường hợp nhất để cá nhân hóa thư của mình hơn nữa. Để thực hiện việc này, hãy đặt con trỏ chính xác vào vị trí mà thông tin cá nhân sẽ xuất hiện trong thư, nhấp vào nút Insert Merge Field trên thanh ribbon và chọn trường từ danh sách thả xuống.

9. Xem trước kết quả:

Để xác minh rằng thông tin người nhận xuất hiện chính xác trong thư, hãy nhấp vào nút Preview Results trên tab Mailings, sau đó sử dụng các mũi tên trái và phải để chuyển đổi giữa các người nhận.

10. Hoàn thành hợp thư:

Nếu bạn hài lòng với tất cả các bản xem trước, hãy chuyển đến nhóm Finish và nhấp vào nút Finish & Merge. Tại đây, bạn có thể chọn in các thư hoặc gửi chúng dưới dạng email. Để thực hiện một số chỉnh sửa trước khi in hoặc gửi email, hãy nhấp vào Edit Individual Documents. Một tài liệu mới sẽ mở ra và bạn sẽ có thể thực hiện các thay đổi trong từng thư cụ thể.

11. Lưu tài liệu hợp thư:

Lưu kết quả hợp thư như một tài liệu Word thông thường bằng cách nhấp vào nút Lưu hoặc nhấn phím tắt Ctrl + S.

Sau khi được lưu, tệp sẽ vẫn được kết nối với danh sách gửi thư Excel của bạn. Khi bạn muốn sử dụng lại tài liệu hợp thư, hãy mở nó và nhấp vào Có khi Word nhắc bạn giữ kết nối đó.

Nhìn chung, Mail Merge là một công cụ hữu ích và đáng sử dụng trong nhiều trường hợp. Người dùng nên tìm hiểu và học cách sử dụng mail merge trong excel để nâng cao hiệu quả công việc.