ear
Hỗ trợ Khách hàng
ear0
Giỏ hàng

Đơn giản hóa cách sử dụng mailings trong word 

Ngày đăng: 06-01-2024Lượt xem: 1,074

Khi bạn cần in thư hoặc gửi email cho nhiều khách hàng, đối tác hoặc nhân viên, bạn có thể thực hiện nhanh chóng bằng cách sử dụng trộn thư (mail merge). Với Trình hướng dẫn Trộn thư trong Microsoft Word, bạn có thể thiết lập việc này chỉ trong vài phút. Mail merge là một tính năng mạnh mẽ trong Word cho phép bạn tạo thư, email hoặc tài liệu cá nhân hóa hàng loạt bằng cách kết hợp một tài liệu mẫu với danh sách người nhận và thông tin cá nhân của họ. Cùng tham khảo cách sử dụng mailings trong word ngay tại bài viết này nhé!

Hướng dẫn cách sử dụng mailings trong word

Trộn thư (mail merge) là tính năng tuyệt vời trong Word cho phép bạn soạn nội dung chung của thư hoặc email, chèn tên người nhận, và tạo nhiều bản thư riêng biệt chỉ trong một lần. Điểm hay của Trình hướng dẫn Trộn thư trong Word là bạn có thể sử dụng danh sách có sẵn hoặc tạo mới ngay lập tức. Ngoài ra, bạn còn có thể tùy chỉnh nhiều phần của thư, và thậm chí sử dụng trộn thư để tạo nhãn thư hay phong bì, chứ không chỉ giới hạn ở email và thư thông thường. Vì cũng có nhiều cách sử dụng mailings trong word khác nhau tùy thuộc vào mục đích bạn sử dụng mail merge để gửi thư mời, gửi hóa đơn, gửi thông báo,.. thì mailings trong Word sẽ có những hướng dẫn cụ thể khác đi đôi chút. Trong bài viết này chúng ta thống nhất sử dụng mailings cho thư mời bạn nhé! 

Cách sử dụng mailings trong word như sau:

cách sử dụng mailings trong word

B1: Mở tài liệu Word mới và soạn nội dung email của bạn. 

B2: Khi đã hoàn thành nội dung và sẵn sàng tạo trộn thư, hãy chuyển sang tab "Bưu phẩm" (Mailings). 

B3: Sử dụng menu thả xuống "Bắt đầu Trộn thư" (Start Mail Merge) và chọn "Trình hướng dẫn Trộn thư Theo từng Bước" (Step-by-Step Mail Merge Wizard).

B4: Bạn sẽ thấy một cửa sổ mở ra bên phải hướng dẫn bạn qua quy trình phối thư. Đánh dấu tùy chọn “Email Messages” và nhấp vào "Next: Starting Document" ở dưới cùng.

cách sử dụng mailings trong word

B5: Tiếp theo, chọn Sử dụng tài liệu hiện tại (Use the Current Document). Nếu bạn muốn bắt đầu mới với một mẫu hoặc từ một tài liệu khác, hãy chọn tùy chọn đó thay thế.

cách sử dụng mailings trong word

B6: Nhấp vào Next: Select Recipients (Tiếp theo: Chọn người nhận) ở cuối thanh bên.

Thêm người nhận

Bây giờ bạn có thể chọn danh sách người nhận của mình hoặc tạo một danh sách với các tùy chọn sau.

Sử dụng danh sách hiện có:

  • Chọn tùy chọn này và nhấp vào "Duyệt" để tìm tệp của bạn.
  • Khi tệp mở ra trong Word, bạn sẽ thấy một hộp thoại nơi bạn có thể tinh chỉnh danh sách của mình nếu muốn.
  • Bạn có thể sắp xếp, lọc, tìm các bản ghi trùng lặp hoặc xác thực các địa chỉ.
  • Bạn cũng có thể sử dụng các hộp kiểm để chọn hoặc bỏ chọn người nhận.

Chọn từ Danh bạ Outlook:

  • Đánh dấu tùy chọn này và nhấp vào "Chọn Thư mục Danh bạ" để chọn thư mục mong muốn.
  • Sau đó, bạn sẽ thấy các liên hệ từ thư mục đó xuất hiện trong một hộp thoại tương tự như trên, nơi bạn có thể tinh chỉnh danh sách của mình.

Nhập danh sách mới:

  • Chọn tùy chọn này và sau đó nhấp vào "Tạo" để nhập thông tin chi tiết của người nhận trong cửa sổ bật lên.
  • Bạn có thể sử dụng bất kỳ trường nào bạn muốn và tùy chỉnh các cột theo nhu cầu.

Hoàn thành tin nhắn của bạn

Sau đó, bạn có thể chọn từ các khối bạn thấy để thêm chi tiết người nhận vào thư của mình.

Khối địa chỉ:

cách sử dụng mailings trong word

B1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí trong tài liệu mà bạn muốn chèn khối địa chỉ.

B2: Chọn định dạng cho tên người nhận, bao gồm:

  • Có muốn hiển thị tên công ty hay không?
  • Có muốn hiển thị địa chỉ bưu chính hay không?
  • Các chi tiết khác về địa điểm (nếu có).

B3: Bạn sẽ thấy bản xem trước thông tin của từng người nhận ở bên phải. Sử dụng các mũi tên ở đầu để di chuyển và xem lại các bản xem trước này.

B4: Nếu có thông tin nào bị thiếu hoặc không khớp, hãy nhấp vào "Match Fields" (Ghép nối Trường) để điều chỉnh. 

B5: Nhấp vào "OK" khi bạn hoàn tất. Bạn sẽ thấy biến Khối Địa chỉ trong tài liệu của mình ở vị trí bạn đã chọn.

Khung Chào Ngỏ:

cách sử dụng mailings trong word

B1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí trong tài liệu mà bạn muốn chèn khung chào ngỏ.

B2: Chọn cách xưng hô và định dạng cho dòng chào hỏi, bao gồm:

  • Bạn muốn dùng cách xưng hô trang trọng hay thân mật?
  • Cách viết tên riêng, họ (ví dụ: Ông/Bà/Cô/Chú + Họ Tên, hay chỉ dùng Tên)?
  • Cách xử lý đối với những tên người nhận không hợp lệ (ví dụ: "Bạn" cho tất cả trường hợp, hay nhập thủ công).

B3: Xem trước từng bản chào ngỏ cho các người nhận khác nhau bằng cách sử dụng các mũi tên và hộp ở phía dưới. Chú ý xem cách xưng hô và định dạng đã phù hợp chưa.

B4: Nếu cần điều chỉnh cách xưng hô hoặc định dạng cho từng người nhận, bạn có thể nhập thủ công trong hộp thoại. Như vậy, bạn đã hoàn thành việc tùy chỉnh khung chào ngỏ cho từng người nhận theo ý muốn.

Xem trước và Gửi Email

cách sử dụng mailings trong word

Xem trước từng email: Bạn sẽ thấy bản xem trước của email với các biến được điền đầy đủ thông tin của người nhận. Sử dụng các mũi tên trong thanh bên để xem trước từng email.

Chỉnh sửa danh sách người nhận hoặc nội dung:

  • Để thay đổi danh sách người nhận, hãy chọn "Chỉnh sửa Danh sách Người nhận".
  • Để quay lại chỉnh sửa nội dung tài liệu, hãy sử dụng các liên kết cho các bước ở cuối thanh bên.

Hoàn tất trộn thư: Khi hoàn tất, hãy nhấp vào "Tiếp theo: Hoàn thành Trộn thư" và sau đó chọn "Thư điện tử" để hoàn tất các chi tiết về Tới, Chủ đề và Định dạng Thư.

Gửi email: Bạn có thể gửi cho tất cả người nhận hoặc chỉ một số người nhận nhất định. Nhấp vào "OK" để gửi email qua Outlook.

cách sử dụng mailings trong word

Cách sử dụng mailings trong word 2010 khác gì so với phiên bản khác?

Giao diện: Giao diện Mail Merge trong Word 2010 đã được thiết kế lại một chút so với các phiên bản trước. Cụ thể, các tab và công cụ đã được sắp xếp lại để dễ sử dụng hơn.

Các tính năng mới: Word 2010 cũng bổ sung thêm một số tính năng mới cho Mail Merge, bao gồm:

  • Khả năng chèn hình ảnh vào các khối dữ liệu.
  • Khả năng tự động chèn ngày và giờ hiện tại vào các khối dữ liệu.
  • Khả năng chèn liên kết web vào các khối dữ liệu.

Hướng dẫn cơ bản cách sử dụng mailings trong word 2010

  1. Mở tài liệu Word mà bạn muốn sử dụng cho Mail Merge.
  2. Nhấp vào tab Mailings.
  3. Nhấp vào Start Mail Merge.
  4. Chọn kiểu Mail Merge mà bạn muốn sử dụng.
  5. Chọn nguồn dữ liệu cho Mail Merge.
  6. Chèn các khối dữ liệu vào tài liệu.
  7. Xem trước Mail Merge.
  8. Hoàn tất Mail Merge.

Tùy theo mỗi lựa chọn bạn có nhu cầu mong muốn làm gì trong tác vụ mailings của mình. Có ba lựa chọn có sẵn:

Use the current document: Chọn lựa chọn này nếu bạn muốn sử dụng tài liệu hiện tại của mình làm tài liệu chính. 

Use a template: Chọn lựa chọn này nếu bạn muốn sử dụng một mẫu làm tài liệu chính.

Start from scratch: Chọn lựa chọn này nếu bạn muốn tạo tài liệu chính từ đầu.

Những điều cần chú ý khi sử dụng mailings trong word

Khi sử dụng Mail Merge để trộn văn bản, dữ liệu hàng loạt, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau để đảm bảo quá trình trộn diễn ra thành công và kết quả chính xác:

  • Kiểm tra kỹ dữ liệu nguồn: Dữ liệu nguồn là cơ sở để Mail Merge tạo ra các tài liệu trộn. Do đó, bạn cần kiểm tra kỹ dữ liệu nguồn để đảm bảo dữ liệu đầy đủ, chính xác và không có lỗi.
  • Sử dụng các trường dữ liệu chính xác: Mail Merge sử dụng các trường dữ liệu để chèn dữ liệu từ nguồn vào tài liệu trộn. Bạn cần sử dụng các trường dữ liệu chính xác để đảm bảo dữ liệu được chèn đúng vị trí và đúng định dạng.
  • Xem trước kết quả trộn: Trước khi trộn tất cả các tài liệu, bạn nên xem trước kết quả trộn để đảm bảo kết quả chính xác và đáp ứng yêu cầu của bạn.
  • Sử dụng các trường dữ liệu như First Name, Last Name, Address, City, State, Zip Code, Phone Number, Email Address,... Xem trước kết quả trộn để kiểm tra độ phù hợp của nội dung thư với từng người nhận.

Bạn sẽ cần kiểm tra thật kỹ trong cách sử dụng mailings trong word 2010 và các phiên bản word nói chung. Hãy có cho mình những bản kết quả thật ưng ý và chính xác trước khi gửi hàng loạt nội dung đi nhé! Chúc bạn thành công!