Data Validation trong Excel là gì? Cách sử dụng data validation trong excel

Xem nhanh

• Mục đích cách sử dụng data validation trong excel
• Cách sử dụng data validation trong excel áp dụng tùy chọn nhập liệu nào?
• 1. Tab Settings (Thiết lập)
• 2. Tab Input Message (Thông báo nhập liệu):
• 3. Tab Cảnh báo Lỗi:
• a) Hộp Allow (Cho phép):
• b) Hộp Data (Dữ liệu):

Trong Excel, Data Validation (tạm dịch là Xác thực dữ liệu) là một tính năng cho phép bạn kiểm soát loại dữ liệu được nhập vào một ô. Tính năng này giúp duy trì độ chính xác và nhất quán bằng cách thiết lập các quy tắc cho những gì có thể được nhập vào. Ví dụ, bạn có thể hạn chế các mục nhập chỉ bao gồm số nguyên, số thập phân, ngày tháng hoặc một danh sách được xác định trước. Sau đây chúng ta sẽ đi chi tiết cơ bản về cách sử dụng data validation trong excel trong bài viết này nhé! 

Mục đích cách sử dụng data validation trong excel

Ngăn chặn việc nhập dữ liệu không chính xác vào các ô: Tính năng này giúp đảm bảo rằng chỉ có dữ liệu hợp lệ mới được nhập vào, từ đó giảm thiểu lỗi và sai sót.

Duy trì định dạng dữ liệu thống nhất: Data Validation có thể giúp đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được nhập vào đều tuân theo một định dạng nhất định, giúp bảng tính trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.

Đơn giản hóa và tăng tốc độ nhập dữ liệu: Bằng cách cung cấp các lựa chọn sẵn có hoặc giới hạn phạm vi nhập liệu, Data Validation giúp người dùng nhập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Nâng cao độ tin cậy tổng thể của dữ liệu: Bằng cách đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu, Data Validation góp phần nâng cao chất lượng và độ tin cậy của dữ liệu trong bảng tính.

Tạo trải nghiệm người dùng tích cực: Việc hạn chế các lỗi nhập liệu và cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho người dùng giúp tạo ra trải nghiệm sử dụng bảng tính tích cực và hiệu quả hơn.

Cho phép tạo các quy tắc tùy chỉnh bằng công thức: Data Validation không chỉ giới hạn ở các quy tắc có sẵn, mà còn cho phép người dùng tạo ra các quy tắc xác thực dữ liệu phức tạp và linh hoạt hơn bằng cách sử dụng các công thức. Điều này giúp đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của từng người dùng.

Cách sử dụng data validation trong excel áp dụng tùy chọn nhập liệu nào?

Trong tính năng Data Validation của Microsoft Excel, có các tab khác nhau mà bạn có thể thiết lập các tùy chọn đa dạng. Sau đây là tổng quan về các tùy chọn có sẵn trong các tab Settings (Thiết lập), Input Message (Thông báo nhập liệu) và Error Alert (Cảnh báo lỗi):

1. Tab Settings (Thiết lập)

Có hai hộp nhập liệu mà bạn cần điền là Allow (Cho phép) và Data (Dữ liệu). Chúng ta sẽ sử dụng hai hộp này để thiết lập các quy tắc cho xác thực dữ liệu.

a) Hộp Allow (Cho phép):

Bạn có thể chọn loại xác thực dữ liệu:

• Whole Number (Số nguyên): Chỉ cho phép nhập số nguyên.
• Decimal (Số thập phân): Cho phép số thập phân với độ chính xác được thiết lập.
• List (Danh sách): Tạo danh sách thả xuống để bạn lựa chọn từ danh sách đó.
• Date (Ngày tháng): Đảm bảo các mục nhập nằm trong một phạm vi ngày tháng xác định.
• Time (Thời gian): Chỉ cho phép nhập thời gian.
• Text Length (Độ dài văn bản): Kiểm soát số lượng ký tự được phép.
• Custom (Tùy chỉnh): Cho phép bạn thiết lập các quy tắc độc đáo bằng cách sử dụng công thức.

b) Hộp Data (Dữ liệu):

Trong tab Data, bạn phải xác định tiêu chí dựa trên loại xác thực mà bạn đã chọn trong tab Allow.

• Whole Number (Số nguyên): Chỉ định giá trị tối thiểu và tối đa.
• Decimal (Số thập phân): Đặt số lượng chữ số thập phân được phép.
• List (Danh sách): Tạo một danh sách các mục nhập được chấp nhận.
• Date/Time (Ngày/Giờ): Thiết lập giá trị ngày hoặc giờ tối thiểu và tối đa.
• Text Length (Độ dài văn bản): Xác định số lượng ký tự tối thiểu và tối đa.
• Custom (Tùy chỉnh): Nhập công thức tùy chỉnh cho việc xác thực.

2. Tab Input Message (Thông báo nhập liệu):

Bạn có thể sử dụng tab này để tùy chỉnh thông báo nhằm cung cấp hướng dẫn cho người dùng. Có hai hộp trong tab này:

• Hộp "Show input message when cell is selected" (Hiển thị thông báo nhập liệu khi ô được chọn): Hiển thị một thông báo khi người dùng chọn ô đã được xác thực.
• Hộp "Title and Input Message" (Tiêu đề và Thông báo nhập liệu): Tùy chỉnh tiêu đề và nội dung thông báo để đưa ra hướng dẫn cho người dùng.

3. Tab Cảnh báo Lỗi:

Tab "Cảnh báo lỗi" này hiển thị bất kỳ loại thông báo lỗi nào. Bạn có thể tùy chỉnh thông báo lỗi của mình từ đây. Bạn phải tùy chỉnh ba hộp được đề cập bên dưới-

"Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ": Nó kích hoạt cảnh báo nếu người dùng nhập dữ liệu vi phạm quy tắc xác thực.

Phong cách:

• Chọn loại cảnh báo lỗi từ hộp này: Dừng (ngăn chặn nhập cảnh)
• Cảnh báo (thông báo mà không chặn)
• Thông tin (cung cấp thông tin mà không bị chặn).

Tiêu đề và Thông báo Lỗi: Tùy chỉnh tiêu đề và thông báo cho cảnh báo lỗi.

Trên đây là những thông tin cơ bản mà bạn cần nắm về cách sử dụng data validation trong excel. Hy vọng sẽ giúp bạn xác định được nhu cầu để sử dụng tính năng này cho dữ liệu của mình nhé!