Cách sử dụng excel cho người mới học - hướng dẫn sử dụng excel

Xem nhanh

• Cách sử dụng excel cho người mới học tạo hoặc mở một bảng tính
• Khám phá bảng tính với những công cụ có sẵn
• Lưu sổ làm việc của bạn
• Cách sử dụng excel nhập và định dạng dữ liệu cho người mới học
• Hướng dẫn sử dụng excel tạo, sắp xếp và lọc bảng
• Nhấp vào một ô để chọn nó.
• Nhập một từ hoặc số vào ô.
• Nhấn ↵ Enter hoặc ⏎ Return.
• Tự động điền cột dựa trên dữ liệu hiện có
• Điều chỉnh kích thước cột để bạn có thể xem tất cả các giá trị
• Ngắt dòng văn bản trong một ô
• Chỉnh sửa giá trị ô
• Áp dụng kiểu cho dữ liệu của bạn
• Áp dụng định dạng số cho các ô chứa số
• Chọn tất cả dữ liệu bạn đã nhập cho đến nay.
• Nhấp vào định dạng làm bảng nằm ở giữa trên cùng của tab Trang chủ.
• Chọn một kiểu bảng.
• Tích chọn "My table has headers" và nhấp vào OK.
• Nhấp vào menu thả xuống ở đầu cột.
• Chọn dữ liệu sẽ hiển thị dựa trên các giá trị trong cột này.
• Nhấp vào OK.
• Sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần

Bạn mới làm quen với Microsoft Excel và cần làm việc với bảng tính? Excel có vô số tính năng hữu ích và phức tạp đến mức người mới bắt đầu có thể cảm thấy khó học. Nhưng đừng lo lắng, chỉ cần nắm được một vài mẹo cơ bản, bạn sẽ nhanh chóng nhập, chỉnh sửa, tính toán và vẽ biểu đồ dữ liệu! Chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu những tính năng và các hàm quan trọng nhất cần biết khi bắt đầu sử dụng Excel, từ nhập và sắp xếp dữ liệu cơ bản đến viết công thức đầu tiên.

Cách sử dụng excel cho người mới học tạo hoặc mở một bảng tính

Khi mọi người nói về "tệp Excel", họ đang đề cập đến sổ làm việc, là các tệp chứa một hoặc nhiều bảng dữ liệu trên các tab riêng lẻ. Mỗi tab được gọi là bảng tính hoặc spreadsheet, cả hai đều được sử dụng thay thế cho nhau. Khi bạn mở Excel, cách sử dụng excel cho người mới học là bạn sẽ được nhắc mở hoặc tạo một sổ làm việc.

Để bắt đầu từ đầu, hãy nhấp vào Sổ làm việc trống. Ngược lại, bạn có thể mở một sổ làm việc hiện có hoặc tạo một sổ mới từ một trong các mẫu hữu ích của Excel, chẳng hạn như những mẫu được thiết kế để lập ngân sách.

Các mẫu khác nhau có sẵn tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn, nhưng một số mẫu phổ biến bao gồm:

• Trống: Mẫu này không có dữ liệu được nhập sẵn, hoàn hảo cho việc bắt đầu từ đầu.
• Báo cáo chi phí: Mẫu này giúp bạn theo dõi chi tiêu của mình.
• Lịch theo năm: Mẫu này giúp bạn lập kế hoạch cho năm của mình.
• Hóa đơn: Mẫu này giúp bạn tạo hóa đơn chuyên nghiệp.

>>> Mẹo: Bạn cũng có thể tạo mẫu tùy chỉnh của riêng mình!

Bất kể bạn chọn mở một sổ làm việc trống, một sổ làm việc hiện có hay sử dụng mẫu, bước tiếp theo là bắt đầu nhập dữ liệu của bạn. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để khám phá những điều tuyệt vời mà Excel có thể làm!

Khám phá bảng tính với những công cụ có sẵn

Khi bạn tạo một sổ làm việc trống mới, bạn sẽ có một bảng tính duy nhất được gọi là Sheet1 (bạn sẽ thấy tên này trên tab ở phía dưới) chứa một lưới để nhập dữ liệu. Các bảng tính được tạo thành từ các ô riêng lẻ được sắp xếp thành các cột và hàng.

• Cột là các đường dọc và được đánh dấu bằng các chữ cái, xuất hiện phía trên mỗi cột.
• Hàng là các đường ngang và được đánh dấu bằng các số, bạn sẽ thấy chúng chạy dọc theo cạnh trái của bảng tính.

Mỗi ô đều có một địa chỉ bao gồm chữ cái cột và số hàng của nó. Ví dụ: ô trên cùng bên trái trong bảng tính của bạn có địa chỉ là A1 vì nó nằm trong cột A, hàng 1.

Một sổ làm việc có thể chứa nhiều bảng tính, tất cả đều chứa các bộ dữ liệu khác nhau. Mỗi bảng tính trong sổ làm việc của bạn đều có một tên - bạn có thể đổi tên bảng tính bằng cách nhấp chuột phải vào tab của nó và chọn Đổi tên.

Để thêm một bảng tính khác, chỉ cần nhấp vào dấu + bên cạnh (các) tab bảng tính.

Lưu sổ làm việc của bạn

Sau khi bạn lưu sổ làm việc một lần, Excel sẽ tự động lưu mọi thay đổi bạn thực hiện theo mặc định. Thao tác này giúp bạn không bị mất dữ liệu do vô tình.

• Nhấp vào trình đơn Tệp và chọn Lưu Như -save as.
• Chọn một vị trí để lưu tệp, chẳng hạn như trên máy tính của bạn hoặc trong OneDrive.
• Nhập tên cho sổ làm việc của bạn. Tất cả các sổ làm việc sẽ tự động kế thừa phần mở rộng tệp .XLSX.
• Nhấp vào Lưu.

>>> Mẹo: Nhấn Ctrl+S (hoặc Command+S trên máy Mac) để nhanh chóng lưu sổ làm việc của bạn.

Cách sử dụng excel nhập và định dạng dữ liệu cho người mới học

Nhấp vào một ô để chọn nó.

Khi bạn nhấp vào một ô, nó sẽ được tô sáng để cho biết rằng nó đã được chọn.

Khi bạn nhập nội dung nào đó vào một ô, văn bản nhập vào được gọi là giá trị. Nhập dữ liệu vào Excel đơn giản như nhập các giá trị vào từng ô.

Khi nhập dữ liệu, hàng đầu tiên của bảng tính (ví dụ: A1, B1, C1) thường được sử dụng làm tiêu đề cho mỗi cột. Điều này hữu ích khi tạo biểu đồ hoặc bảng cần có nhãn.

Ví dụ: nếu bạn đang thêm danh sách ngày tháng vào cột A, bạn có thể nhấp vào ô A1 và nhập Ngày vào ô đó làm tiêu đề cột.

Nhập một từ hoặc số vào ô.

Khi bạn nhập, bạn sẽ thấy các chữ cái và/hoặc số xuất hiện trong ô, cũng như trong thanh công thức ở đầu bảng tính.

Khi bạn bắt đầu thực hành các tính năng nâng cao hơn của Excel như tạo công thức, thanh công thức này sẽ rất hữu ích.

Bạn cũng có thể sao chép và dán văn bản từ các ứng dụng khác vào bảng tính của mình, bao gồm cả bảng từ PDF và web.

Nhấn ↵ Enter hoặc ⏎ Return.

Thao tác này sẽ nhập dữ liệu vào ô và di chuyển đến ô tiếp theo trong cột.

Tự động điền cột dựa trên dữ liệu hiện có

Giả sử bạn muốn tạo một danh sách các ngày hoặc số liên tiếp. Hoặc nếu bạn muốn điền vào một cột với nhiều giá trị giống nhau theo một mẫu? Miễn là Excel có thể nhận ra một số loại mẫu trong dữ liệu của bạn, chẳng hạn như một thứ tự cụ thể, bạn có thể sử dụng Tự động điền để tự động điền dữ liệu vào phần còn lại của cột. Dưới đây là một thủ thuật để xem nó hoạt động như thế nào.

• Trong một cột trống, nhập 1 vào ô đầu tiên, 2 vào ô thứ hai, sau đó nhập 3 vào ô thứ ba.
• Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô cuối cùng trong chuỗi của bạn - nó sẽ chuyển thành hình chữ thập.
• Nhấp và kéo hình chữ thập xuống cột, sau đó thả nút chuột khi bạn đã kéo xuống hết mức bạn muốn. Theo mặc định, thao tác này sẽ điền các ô còn lại bằng giá trị của ô được chọn - tại thời điểm này, bạn có thể sẽ có thứ gì đó như 1, 2, 3, 3, 3, 3, 3, 3.
• Nhấp vào biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên phải của dữ liệu đã điền để mở các tùy chọn Tự động điền và chọn Điền chuỗi để tự động phát hiện chuỗi hoặc mẫu. Bây giờ bạn sẽ có một danh sách các số liên tiếp. Hãy thử tính năng thú vị này với các mẫu khác nhau!

Khi bạn đã hiểu rõ về Tự động điền, bạn sẽ phải thử sử dụng flash fill, tính năng này có thể dùng để nối hai cột dữ liệu thành một cột hợp nhất. 

Điều chỉnh kích thước cột để bạn có thể xem tất cả các giá trị

Đôi khi, việc nhập các giá trị dài vào một ô sẽ ẩn giá trị đó và hiển thị các ký hiệu băm ### thay vì những gì bạn đã nhập. Nếu bạn muốn có thể nhìn thấy mọi thứ, bạn có thể điều chỉnh nội dung ô khớp với chiều rộng của ô rộng nhất. Ví dụ: giả sử chúng ta có một số giá trị dài trong cột B:

• Để mở rộng nội dung của cột B, hãy di chuyển con trỏ chuột qua đường phân chia giữa B và C ở đầu bảng tính — khi con trỏ của bạn ở ngay trên đường kẻ, nó sẽ biến thành hai mũi tên hướng về hai bên.
• Nhấp và kéo đường phân cách cho đến khi cột đủ rộng để chứa dữ liệu của bạn hoặc chỉ cần nhấp đúp vào đường phân cách để ngay lập tức điều chỉnh cột khớp với kích thước của giá trị rộng nhất.

Ngắt dòng văn bản trong một ô

Nếu các giá trị dài hơn hiện đang quá dài và gây khó đọc, bạn có thể bật tính năng ngắt dòng văn bản trong một hoặc nhiều ô. Chỉ cần nhấp vào một ô (hoặc kéo chuột để chọn nhiều ô), nhấp vào tab Trang đầu và sau đó nhấp vào Ngắt dòng văn bản trên thanh công cụ.

Chỉnh sửa giá trị ô

Nếu bạn cần thay đổi nội dung trong một ô, bạn có thể nhấp đúp vào ô đó để kích hoạt con trỏ, sau đó thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn cần. Khi hoàn tất, chỉ cần nhấn ↵ Enter hoặc ⏎ Return một lần nữa.

Để xóa nội dung của một ô, hãy nhấp vào ô đó một lần và nhấn delete trên bàn phím của bạn.

Áp dụng kiểu cho dữ liệu của bạn

Cho dù bạn muốn làm nổi bật một số giá trị nhất định bằng màu sắc để chúng nổi bật hay chỉ muốn làm cho dữ liệu của bạn trông đẹp mắt, việc thay đổi màu của các ô và các giá trị chứa trong đó rất dễ dàng - đặc biệt nếu bạn đã quen thuộc với Microsoft Word:

• Chọn một ô, cột, hàng hoặc nhiều ô cùng một lúc.
• Trên tab Trang chủ, nhấp vào Kiểu ô nếu bạn muốn nhanh chóng áp dụng các kiểu màu nhanh.
• Nếu bạn muốn sử dụng nhiều tùy chọn tùy chỉnh hơn, hãy nhấp chuột phải vào các ô đã chọn và chọn D định dạng ô. Sau đó, sử dụng các màu trên tab Tô để tùy chỉnh nền của ô hoặc các màu trên tab Phông chữ cho màu giá trị.

>>> Mẹo: Bạn cũng có thể sử dụng các kiểu bảng tích hợp của Excel để định dạng nhanh chóng và dễ dàng cho toàn bộ bảng dữ liệu. Tìm các kiểu bảng trên tab Trang chủ trong phần Kiểu.

Bằng cách tinh chỉnh màu sắc và kiểu dáng, bạn có thể làm cho dữ liệu của mình dễ đọc và dễ hiểu hơn, đồng thời cho nó một nét thẩm mỹ độc đáo. Hãy thử nghiệm với các tùy chọn khác nhau và xem những gì phù hợp với bạn!

Áp dụng định dạng số cho các ô chứa số

Nếu bạn có dữ liệu chứa các số như giá cả, số đo, ngày tháng hoặc thời gian, bạn có thể áp dụng định dạng số cho dữ liệu để nó hiển thị nhất quán. Theo mặc định, định dạng số là Chung, nghĩa là các số hiển thị chính xác như bạn nhập.

1. Chọn ô bạn muốn định dạng. Nếu bạn đang làm việc với toàn bộ cột hoặc hàng, bạn chỉ cần nhấp vào chữ cái cột hoặc số hàng để chọn toàn bộ.
2. Trên tab Trang chủ, hãy nhấp vào menu thả xuống ở giữa trên cùng — nó sẽ hiển thị Chung theo mặc định, trừ khi bạn chọn các ô mà Excel nhận dạng là một loại số khác như Tiền tệ hoặc Thời gian.
3. Chọn một trong các tùy chọn định dạng trong danh sách, chẳng hạn như Ngày ngắn hoặc Phần trăm, hoặc nhấp vào Thêm định dạng số ở dưới cùng để mở rộng tất cả các tùy chọn (chúng tôi khuyên bạn nên làm điều này!)
4. Nếu bạn chọn Thêm định dạng số, hộp thoại Định dạng Ô sẽ mở rộng đến tab Số, nơi bạn sẽ thấy một số danh mục cho các loại số.
5. Chọn một danh mục, chẳng hạn như Tiền tệ nếu làm việc với tiền, hoặc Ngày nếu làm việc với ngày tháng. Sau đó, chọn tùy chọn của bạn, chẳng hạn như ký hiệu tiền tệ và/hoặc số thập phân.
6. Nhấp vào OK để áp dụng định dạng của bạn.

Hướng dẫn sử dụng excel tạo, sắp xếp và lọc bảng

Chọn tất cả dữ liệu bạn đã nhập cho đến nay.

Thêm dữ liệu của bạn vào một bảng là cách dễ nhất để làm việc và phân tích dữ liệu. Bắt đầu bằng cách đánh dấu các giá trị bạn đã nhập cho đến nay, bao gồm cả tiêu đề cột của bạn. Các bảng cũng giúp bạn dễ dàng sắp xếp và lọc dữ liệu dựa trên các giá trị.

Nhấp vào định dạng làm bảng nằm ở giữa trên cùng của tab Trang chủ.

Tùy theo phiên bản Excel bạn đang sử dụng, nút định dạng làm bảng có thể xuất hiện dưới dạng một nút riêng biệt hoặc menu thả xuống. 

Chọn một kiểu bảng.

Chọn bất kỳ kiểu bảng mặc định nào của Excel để bắt đầu. Bạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ có tiêu đề "Tạo bảng" sau khi được chọn.

Sau khi bạn đã quen với các bảng, bạn có thể quay lại đây để tùy chỉnh thêm bảng của mình bằng cách chọn Kiểu bảng mới.

Tích chọn "My table has headers" và nhấp vào OK.

Điều này cho phép Excel biến các tiêu đề cột của bạn thành menu thả xuống để bạn có thể dễ dàng sắp xếp và lọc. Sau khi bạn nhấp vào OK, bạn sẽ thấy dữ liệu của mình giờ đã có phối màu và menu thả xuống.

>>> Mẹo: Bạn có thể thay đổi kiểu bảng bất cứ lúc nào bằng cách nhấp vào "Kiểu bảng" trên tab "Bố cục" của Excel.

Nhấp vào menu thả xuống ở đầu cột

Bây giờ bạn sẽ thấy các tùy chọn để sắp xếp cột đó, cũng như một số tùy chọn để lọc tất cả dữ liệu của bạn dựa trên các giá trị của nó.

Dưới đây là một số tính năng chính của menu thả xuống này:

• Sắp xếp dữ liệu: Sắp xếp các giá trị trong cột theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
• Lọc dữ liệu: Chỉ hiển thị các hàng đáp ứng các tiêu chí nhất định, chẳng hạn như các giá trị cụ thể hoặc các giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn một ngưỡng nhất định.
• Chọn dữ liệu: Chọn tất cả các giá trị trong cột hoặc chỉ các giá trị hiển thị sau khi lọc.
• Bỏ định dạng bảng: Loại bỏ định dạng bảng và trả dữ liệu về định dạng ô tiêu chuẩn.

Chọn dữ liệu sẽ hiển thị dựa trên các giá trị trong cột này.

Cách đơn giản nhất để thực hiện việc này là bỏ chọn các giá trị bạn không muốn hiển thị. Ví dụ: nếu bạn bỏ chọn một ngày cụ thể, bạn sẽ ngăn các hàng chứa ngày đã chọn xuất hiện trong dữ liệu của mình. Bạn cũng có thể sử dụng Bộ lọc văn bản hoặc Bộ lọc số, tùy thuộc vào loại dữ liệu trong cột:

• Nếu bạn đã chọn một cột số, hãy chọn Bộ lọc số, sau đó chọn một tùy chọn như Lớn hơn ... hoặc Không bằng để cụ thể hơn về những giá trị cần ẩn.
• Đối với các cột văn bản, bạn có thể chọn Bộ lọc văn bản, nơi bạn có thể chỉ định những thứ như Bắt đầu bằng hoặc Chứa.
• Bạn cũng có thể lọc theo màu ô.

Nhấp vào OK.

Dữ liệu của bạn bây giờ được lọc dựa trên các lựa chọn của bạn. Bạn cũng sẽ thấy một biểu tượng hình phễu nhỏ trong menu thả xuống, cho biết rằng dữ liệu đang lọc ra các giá trị nhất định.

Để bỏ lọc dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng hình phễu, nhấp vào Xóa bộ lọc khỏi (tên cột), rồi bấm OK.

Bạn cũng có thể lọc các cột không có trong bảng. Chỉ cần chọn một cột và nhấp vào Bộ lọc trên tab Dữ liệu để thêm menu thả xuống vào cột đó.

Sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần

Nhấp vào mũi tên thả xuống ở đầu cột để xem các tùy chọn sắp xếp. Các tùy chọn này cho phép bạn sắp xếp tất cả dữ liệu của mình theo thứ tự dựa trên cột hiện tại.

Chọn kiểu sắp xếp phù hợp với loại dữ liệu:

• Đối với số:

Nhấp vào Nhỏ nhất đến Lớn nhất để sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Nhấp vào Lớn nhất đến Nhỏ nhất để sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

• Đối với văn bản:

Nhấp vào Sắp xếp A đến Z để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

Nhấp vào Sắp xếp Z đến A để sắp xếp theo thứ tự ngược lại.

• Đối với ngày tháng và thời gian:

Nhấp vào Sắp xếp từ Cũ nhất đến Mới nhất để sắp xếp với ngày sớm nhất ở trên cùng và ngày cũ nhất ở dưới cùng.

Nhấp vào Sắp xếp từ Mới nhất đến Cũ nhất để sắp xếp theo thứ tự ngược lại.

Khi bạn sắp xếp một cột, tất cả các cột khác trong bảng sẽ điều chỉnh theo thứ tự sắp xếp. Điều này đảm bảo rằng tất cả dữ liệu của bạn được giữ ở trạng thái nhất quán.

Excel thực sự là một công cụ hữu hiệu trong quản lý dữ liệu và số liệu. Tuy nhiên thì cũng khá là khó để có thể khai thác thủ thuật một cách chi tiết và cụ thể. Hãy tập luyện thường xuyên để có thể nắm được cách sử dụng excel cho người mới học trở nên chuyên nghiệp hơn.