Cách sử dụng các hàm trong excel một cách cơ bản nhất

Xem nhanh

• Công thức trong excel hiện nay là gì?
• Các hàm trong excel là gì?
• Công thức và hàm toán học cơ bản
• Cách sử dụng hàm trong excel - hàm SUM
• Tính trung bình bằng hàm AVERAGE
• Cách sử dụng hàm IF trong excel 
• Cộng, trừ, nhân và chia
• Cộng các ô bất kỳ riêng lẻ
• Cộng một dãy số
• Mẹo: 
• Mẹo: 
• Cách truy cập hàm IF
• Mẹo: 

Excel, một trong những chương trình phổ biến nhất của Microsoft, cực kỳ hữu ích trong việc thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, để tận dụng hết sức mạnh của Excel, bạn cần biết cách sử dụng công thức. Công thức Excel cho phép bạn thực hiện tính toán, phân tích dữ liệu và trả về kết quả nhanh chóng và chính xác. Tính hữu ích của công thức càng lớn khi bạn bắt đầu xử lý các tập dữ liệu lớn. Với công thức phù hợp, Excel có thể xử lý khối lượng thông tin khổng lồ chỉ trong vài giây. Hãy cùng tham khảo cách sử dụng các hàm trong excel. 

Công thức trong excel hiện nay là gì?

Công thức trong Excel là một tập hợp các ký hiệu và hàm số tác động lên các giá trị trong một dãy ô cụ thể. Thông qua công thức, bạn có thể thực hiện các phép tính và phân tích dữ liệu trên nội dung của các ô đó

Công thức có thể đơn giản như cộng một cột các số với nhau, hoặc phức tạp như tính độ nhọn (kurtosis) của một tập dữ liệu. Chúng cực kỳ hữu ích khi bạn muốn biến dữ liệu trong bảng tính thành thông tin có ý nghĩa để hỗ trợ ra quyết định kinh doanh.

Các hàm trong excel là gì?

Hàm là một công thức được tích hợp sẵn trong Excel, về cơ bản là lối tắt để thực hiện tính toán hoặc thao tác khác trên dữ liệu ô. Có gần 500 hàm trong Excel và danh sách này tiếp tục tăng lên mỗi năm. May mắn thay, hầu hết các thao tác mà người dùng doanh nghiệp thông thường muốn thực hiện chỉ cần sử dụng một vài hàm.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét năm loại công thức và hàm hữu ích để bạn bắt đầu phân tích dữ liệu trong Excel. Trên đường đi, bạn sẽ học được một số cách khác nhau để nhập công thức và hàm trong Excel. Chúng tôi sẽ trình diễn cách sử dụng Excel cho Windows với đăng ký Microsoft 365. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel khác, giao diện và tùy chọn của bạn có thể không hoàn toàn giống nhau, nhưng các công thức và hàm hoạt động tương tự. 

Công thức và hàm toán học cơ bản

Chúng tôi sẽ nhóm các công thức này lại với nhau vì chúng rất đơn giản và có cú pháp tương tự nhau. Tất cả các công thức trong Excel đều bắt đầu bằng dấu bằng (=) và được xây dựng từ đó.

Cộng, trừ, nhân và chia

Để cộng các số trong hai ô với nhau, trước tiên hãy nhấp vào ô đích nơi bạn muốn hiển thị tổng số. Sau đó nhập = vào ô để bắt đầu nhập công thức.

Tiếp theo, nhấp vào ô chứa số đầu tiên bạn muốn cộng và tham chiếu ô của nó (ví dụ: A2) sẽ xuất hiện bên cạnh dấu bằng trong công thức. Nhập + bên cạnh tham chiếu ô đầu tiên. Sau đó, nhấp vào ô chứa số thứ hai bạn muốn cộng và tham chiếu ô của nó (ví dụ: A3) sẽ xuất hiện bên cạnh dấu +. Cú pháp đầy đủ cho công thức cộng các giá trị trong ô A2 và A3 là:

=A2+A3

Lưu ý rằng ngoài việc xuất hiện trong ô đích, công thức cũng xuất hiện trong thanh công thức ngay phía trên trang tính. Sau khi chèn dấu = ban đầu vào ô đích, bạn có thể nhập công thức của mình vào thanh công thức. Đôi khi dễ dàng xem toàn bộ công thức và làm việc với nó trong thanh công thức hơn là trong trang tính.

Nếu bạn muốn thêm các số khác vào tổng của mình, hãy nhập một dấu + khác, chọn một ô khác, v.v. Sau khi hoàn thành công thức, nhấn Enter và kết quả sẽ xuất hiện trong ô đích. Các phép tính trừ, nhân và chia hoạt động theo cách tương tự. Bạn chỉ cần thay đổi toán tử - ký hiệu cho Excel biết phép toán bạn muốn thực hiện - từ dấu + thành dấu - để trừ, dấu * để nhân hoặc dấu / để chia.

Cách sử dụng hàm trong excel - hàm SUM

Có một cách nhanh hơn để cộng một nhóm các số. Đây là lúc hàm SUM được tích hợp sẵn của Excel phát huy tác dụng.

Đầu tiên, hãy nhấp vào ô đích nơi bạn muốn hiển thị tổng số. Sau đó nhập =SUM để bắt đầu hàm. Một danh sách các tùy chọn sẽ xuất hiện. Nhấp vào tùy chọn đầu tiên, SUM. Bây giờ bạn sẽ thấy =SUM( trong ô đích. Ngay bên dưới ô có hàm SUM là một chú giải công cụ hiển thị cú pháp SUM:

**=SUM(number 1, [number2],...) **

Cộng các ô bất kỳ riêng lẻ

Để cộng các ô riêng lẻ với nhau, hãy chọn một ô, nhập dấu phẩy, chọn một ô khác và cứ tiếp tục như vậy. (Ngoài ra, bạn có thể nhập tham chiếu ô, nhập dấu phẩy, nhập tham chiếu ô khác, v.v.)

Cộng một dãy số

Nếu bạn muốn thêm các ô liên tiếp (chẳng hạn như trong một hàng hoặc cột), hãy chọn ô đầu tiên, sau đó giữ phím Shift và chọn ô cuối cùng trong nhóm. (Hoặc bạn có thể nhập tham chiếu ô cho ô đầu tiên và ô cuối cùng được phân tách bằng dấu hai chấm - ví dụ: A2: A7 chọn A2, A7 và tất cả các ô ở giữa.) Khi tất cả các ô bạn muốn cộng lại được chọn, hãy nhấn Enter.

Bây giờ bạn sẽ thấy kết quả cuối cùng, là tổng của các số bạn đã đánh dấu. Nếu bạn đánh dấu lại ô đích đó, bạn sẽ thấy công thức đầy đủ trong thanh công thức - trong ví dụ của chúng tôi, đó là:

=SUM(A2:A7)

Một điều quan trọng cần lưu ý đối với tất cả các công thức Excel là chúng tạo ra các giá trị tương đối. Điều này đơn giản có nghĩa là nếu bất kỳ giá trị nào trong các ô được chọn thay đổi, thì số cuối cùng sẽ thay đổi để phản ánh điều đó. Nếu bạn muốn biến nó thành một giá trị tuyệt đối, một số sẽ không thay đổi ngay cả khi các ô được sử dụng để tính toán nó thay đổi, thì bạn cần nhấp chuột phải vào ô và chọn Sao chép từ menu bật lên. Sau đó, nhấp chuột phải vào ô một lần nữa và trong Tùy chọn Dán, hãy chọn nút Giá trị (biểu tượng của khay nhớ tạm với 123). Bây giờ khi bạn chọn ô đó, bạn sẽ chỉ thấy số đơn thuần, không phải công thức, trong thanh công thức.

Mẹo: 

Excel cung cấp phím tắt SUM trong một số trường hợp nhất định. Nếu bạn có một chuỗi các số trong một hàng hoặc một cột, Excel sẽ giả định rằng bạn muốn cộng chúng lại với nhau. Vì vậy, nếu bạn đặt con trỏ vào ô bên phải của một hàng số và nhấp vào nút AutoSum (Σ) ở gần cuối tab Home của Ribbon, Excel sẽ tự động chọn các số trong hàng, sau đó cộng chúng lại với nhau khi bạn nhấn Enter. Tương tự, nếu bạn đặt con trỏ vào ô bên dưới một cột số, nhấp vào AutoSum và nhấn Enter, Excel sẽ tính tổng các số trong cột.

Tính trung bình bằng hàm AVERAGE

Để tính trung bình của một nhóm số, hãy lặp lại các bước tương tự nhưng sử dụng cú pháp =AVERAGE và đánh dấu các ô chứa các số mà bạn muốn sử dụng trong phép tính.

Mẹo: 

Tương tự như SUM, có một phím tắt để sử dụng hàm AVERAGE nếu bạn có một chuỗi các số trong một hàng hoặc một cột. Đặt con trỏ vào ô bên phải của một hàng số hoặc vào ô bên dưới một cột số. Nhấp vào mũi tên nhỏ hướng xuống ở bên phải nút AutoSum, chọn Average từ menu xuất hiện và nhấn Enter. Excel sẽ tính trung bình các giá trị trong hàng hoặc cột đó.

Bạn có thể tìm thêm chi tiết, ví dụ và các phương pháp hay nhất cho các hàm này tại các trang hỗ trợ hàm SUM và hàm AVERAGE của Microsoft.

Cách sử dụng hàm IF trong excel 

Hàm này giúp bạn tự động hóa quá trình ra quyết định bằng cách áp dụng logic "nếu-thì" cho dữ liệu của bạn. Sử dụng hàm này, bạn có thể yêu cầu Excel thực hiện một phép tính hoặc hiển thị một giá trị nhất định tùy thuộc vào kết quả của một phép thử logic. Ví dụ: bạn có thể tạo một phép thử kiểm tra xem giá trị của một ô có lớn hơn hoặc bằng giá trị 18 hay không và nhập "Có" hoặc "Không" tương ứng.

Cách truy cập hàm IF

Trong khi tìm hiểu hàm này, chúng ta sẽ đề cập đến một cách khác để nhập hàm trong Excel: sử dụng tab Formulas trên Ribbon. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các nút cung cấp quyền truy cập nhanh vào các hàm theo danh mục: AutoSum, Financial, Logical, Text, Date & Time, v.v. Việc có thể duyệt qua các hàm theo danh mục có thể hữu ích nếu bạn không nhớ chính xác tên của một hàm hoặc không chắc chắn về cách viết của nó.

Để nhập hàm IF, hãy chọn ô đích và trên tab Formulas, nhấp vào nút Logical, sau đó chọn IF từ danh sách các hàm xuất hiện.

Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào nút Insert Function ở tận bên trái của tab Formulas. Một ngăn "Insert Function" xuất hiện, hiển thị danh sách các hàm được sử dụng phổ biến. Chọn IF từ danh sách và nhấp vào OK. (Nếu hàm bạn muốn không có trong danh sách "Commonly Used", hãy chọn một danh mục khác hoặc All để xem tất cả các hàm hiện có.)

Ngăn Function Arguments xuất hiện và bạn sẽ thấy =IF() trong ô đích. Cú pháp của hàm IF như sau:

=IF (logical_test, "value_if_true", "value_if_false")

Bạn sẽ nhận thấy rằng ngăn Function Arguments cho hàm IF có các trường cho Logical_test, Value_if_true và Value_if_false. Trong ví dụ "lớn hơn hoặc bằng 18" của chúng ta, phép thử logic là liệu số trong ô được chọn có lớn hơn hoặc bằng 18 hay không, giá trị nếu đúng là "Có" và giá trị nếu sai là "Không". Vì vậy, chúng ta sẽ nhập các mục sau trong các trường của ngăn như sau:

Logical_test: B2>=18

Value_if_true: "Yes"

Value_if_false: "No"

Hoặc chỉ cần nhập công thức đầy đủ vào ô đích:

=IF(B2>=18,"Yes","No")

Điều này cho Excel biết nếu giá trị của ô B2 lớn hơn hoặc bằng 18, nó sẽ nhập "Có" vào ô đích. Nếu giá trị của ô B2 nhỏ hơn 18, nó sẽ nhập "Không".

Mẹo: 

Khi sử dụng các hàm như thế này, thay vì nhập hàm nhiều lần cho mỗi hàng, bạn có thể chỉ cần nhấp và kéo hình vuông nhỏ ở dưới cùng bên phải của ô chứa hàm. Làm như vậy sẽ tự động điền công thức vào từng hàng và Excel sẽ thay đổi tham chiếu ô của bạn để khớp. Ví dụ: khi công thức chúng ta sử dụng trong ô C2 tham chiếu đến ô B2 được tự động điền vào ô C3, nó sẽ tự động thay đổi thành tham chiếu đến ô B3.

Đây là những hàm cơ bản nhất để bạn có thể học cách sử dụng các hàm trong excel một cách tuần tự. Cách sử dụng hàm trong excel bạn cần thuộc công thức, hiểu mục đích sử dụng để áp dụng dễ dàng hơn nhé.