Bật mí cách sử dụng hàm vlookup trong excel cơ bản

Xem nhanh

• Hàm VLOOKUP trong Excel là gì?
• Cú pháp và Đối số của Hàm VLOOKUP
• Ví dụ về Hàm VLOOKUP
• Các Hàm Tương tự như VLOOKUP
• Tìm giá trị bên cạnh một từ trong bảng
• Tìm số nhân viên bằng tên của họ
• Sử dụng câu lệnh IF với VLOOKUP
• Tìm số gần đúng nhất trong một bảng
• Lỗi và Quy tắc của Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP là một hàm rất hữu ích trong Excel, được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong bảng đó. Hàm này có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Nắm bắt thêm về cách sử dụng hàm vlookup trong excel cũng giúp bạn sử dụng và quản lý dữ liệu excel của mình hiệu quả hơn. Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những bước cơ bản trong cách sử dụng hàm vlookup trong excel. 

Hàm VLOOKUP trong Excel là gì?

Hàm VLOOKUP trong Excel được sử dụng để tìm kiếm thông tin trong một bảng dữ liệu. Nếu bạn có các hàng dữ liệu được tổ chức theo các tiêu đề cột, VLOOKUP có thể được sử dụng để định vị một giá trị cụ thể dựa trên cột đó.

Khi sử dụng hàm VLOOKUP, bạn đang yêu cầu Excel thực hiện hai việc:

1. Đầu tiên, xác định vị trí hàng chứa dữ liệu bạn muốn tìm kiếm.

2. Sau đó, trả về giá trị nằm trong một cột cụ thể trong hàng đó.

Cú pháp và Đối số của Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP có bốn thành phần có thể có:

=VLOOKUP(giá_trị_tìm_kiếm, bảng_dữ_liệu, số_cột, [approximate_match] )

1. search_value: là giá trị bạn muốn tìm kiếm. Giá trị này phải nằm trong cột đầu tiên của bảng_dữ_liệu.

2. lookup_table: là phạm vi bạn muốn tìm kiếm, bao gồm cả giá_trị_tìm_kiếm.

3. column_number: là số đại diện cho cột thứ mấy trong bảng_dữ_liệu (tính từ bên trái) mà VLOOKUP sẽ trả về giá trị.

4. approximate_match: là đối số tùy chọn và có thể là TRUE hoặc FALSE. Đối số này xác định xem nên tìm kết quả trùng khớp chính xác hay gần đúng. Nếu không được nhập, giá trị mặc định là TRUE, nghĩa là hàm sẽ tìm kết quả gần đúng.

Ví dụ về Hàm VLOOKUP

Dưới đây là một số ví dụ minh họa cách sử dụng hàm VLOOKUP:

Tìm giá trị bên cạnh một từ trong bảng

=VLOOKUP("Lemons", A2:B5, 2) 

Đây là một ví dụ đơn giản về hàm VLOOKUP, trong đó chúng ta cần tìm số lượng chanh có trong kho từ danh sách một số mặt hàng. Phạm vi tìm kiếm là A2:B5 và con số chúng ta cần lấy nằm ở cột số 2 vì "In Stock" (Trong kho) là cột thứ hai trong phạm vi này. Kết quả ở đây là 22.

Tìm số nhân viên bằng tên của họ

=VLOOKUP(A8, B2:D7, 3)

=VLOOKUP(A9, A2:D7, 2)

Trong hai ví dụ này, hàm VLOOKUP được viết hơi khác nhau. Cả hai đều sử dụng các bộ dữ liệu tương tự nhau, nhưng vì chúng ta đang lấy thông tin từ hai cột riêng biệt (cột thứ 3 và cột thứ 2), nên chúng ta cần có sự phân biệt ở cuối công thức.

• Công thức đầu tiên lấy chức vụ của người trong ô A8 (Finley).
• Công thức thứ hai trả về tên của nhân viên có số trong ô A9 (819868).

Vì các công thức này tham chiếu đến các ô chứ không phải một chuỗi văn bản cụ thể, nên chúng ta có thể bỏ qua dấu ngoặc kép.

Sử dụng câu lệnh IF với VLOOKUP

=IF(VLOOKUP(A2, Sheet4!A2:B5, 2) > 10, "Không", "Có")

Hàm VLOOKUP cũng có thể được kết hợp với các hàm Excel khác và sử dụng dữ liệu từ các trang tính khác. Trong ví dụ này, chúng ta đang thực hiện cả hai việc để xác định xem có cần đặt hàng thêm mặt hàng trong Cột A hay không.

Chúng ta sử dụng hàm IF để: nếu giá trị ở vị trí thứ 2 trong Sheet4!A2:B5 lớn hơn 10, chúng ta sẽ ghi "Không" để cho biết rằng không cần đặt hàng thêm; ngược lại, nếu giá trị đó nhỏ hơn hoặc bằng 10, chúng ta sẽ ghi "Có" để cho biết cần đặt hàng thêm.

Tìm số gần đúng nhất trong một bảng

=VLOOKUP(D2, $A$2:$B$6, 2)

Trong ví dụ cuối cùng này, chúng ta sử dụng VLOOKUP để tìm phần trăm chiết khấu nên được áp dụng cho các đơn đặt hàng giày số lượng lớn khác nhau.

• Phần trăm chiết khấu chúng ta đang tìm kiếm nằm ở Cột D.
• Phạm vi chứa thông tin chiết khấu là A2:B6.
• Trong phạm vi đó, cột thứ 2 chứa phần trăm chiết khấu.

Vì VLOOKUP không cần tìm kết quả trùng khớp chính xác, nên đối số kết_quả_gần_đúng được để trống, nghĩa là mặc định là TRUE. Nếu không tìm thấy kết quả trùng khớp chính xác, hàm sẽ sử dụng giá trị nhỏ hơn gần nhất.

Bạn có thể thấy trong ví dụ đầu tiên với 60 đơn đặt hàng, không tìm thấy chiết khấu trong bảng bên trái, vì vậy hàm sẽ sử dụng giá trị nhỏ hơn gần nhất là 50, tương ứng với chiết khấu 75%. Cột F hiển thị giá cuối cùng sau khi áp dụng chiết khấu.

Lỗi và Quy tắc của Hàm VLOOKUP

Dưới đây là một số điều cần nhớ khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel:

1. Nếu search_value là một chuỗi văn bản, nó phải được đặt trong dấu ngoặc kép.

2. Excel sẽ trả về #NO MATCH nếu VLOOKUP không thể tìm thấy kết quả.

3. Excel sẽ trả về #NO MATCH nếu không có số nào trong lookup_table lớn hơn hoặc bằng search_value.

4. Excel sẽ trả về #REF! nếu column_number lớn hơn số cột trong lookup_table.

5. search_value luôn nằm ở vị trí ngoài cùng bên trái của lookup_table và là vị trí thứ 1 khi xác định column_number.

6. Nếu bạn nhập FALSE cho approximate_match và không tìm thấy kết quả trùng khớp chính xác, VLOOKUP sẽ trả về #N/A.

7. Nếu bạn nhập TRUE cho approximate_match và không tìm thấy kết quả trùng khớp chính xác, giá trị nhỏ hơn gần nhất sẽ được trả về.

8. Các bảng chưa được sắp xếp nên sử dụng FALSE cho approximate_match để trả về kết quả trùng khớp chính xác đầu tiên.

9. Nếu approximate_match là TRUE hoặc bị bỏ qua, cột đầu tiên cần được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số. Nếu không được sắp xếp, Excel có thể trả về một giá trị không mong muốn.

10. Sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối cho phép bạn tự động điền công thức mà không thay đổi lookup_table.

Các Hàm Tương tự như VLOOKUP

• VLOOKUP thực hiện tìm kiếm theo chiều dọc, nghĩa là nó truy xuất thông tin bằng cách đếm các cột.
• Nếu dữ liệu được tổ chức theo chiều ngang và bạn muốn đếm các hàng để truy xuất giá trị, bạn có thể sử dụng hàm HLOOKUP.
• Hàm XLOOKUP tương tự như VLOOKUP nhưng hoạt động theo bất kỳ hướng nào.

Nhìn chung, hàm VLOOKUP là một hàm hữu ích và mạnh mẽ, có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau trong Excel.