Cách sử dụng word 2016 từng công cụ chi tiết cho bạn mới

Xem nhanh

• Hướng dẫn sử dụng Word 2016 cho người mới bắt đầu
• Thanh Tiêu đề và Thanh công cụ Truy cập Nhanh
• Trang chủ
• Chèn
• Thiết kế
• Bố cục
• Tham chiếu
• Thư từ
• Đánh giá
• Dạng xem
• Trợ giúp
• Tìm kiếm
• Tệp
• Chủ đề
• Màu sắc
• Phông chữ
• Hiệu ứng
• Khoảng cách đoạn văn
• Nền trang
• Hình mờ
• Đường viền trang
• Thiết lập Trang:
• Đoạn văn:
• Sắp xếp:

Word là trình soạn thảo văn bản yêu thích của mọi người. Với rất nhiều tính năng, nó có thể đáp ứng mọi nhu cầu của bạn. Ban đầu có vẻ phức tạp để sử dụng, nhưng một khi bạn đã nắm được, mọi thứ sẽ bắt đầu ổn thỏa. Chúng tôi sẽ đưa ra những bước cơ bản để bạn có thể làm quen cách sử dụng word 2016 để soạn thảo văn bản. 

Hướng dẫn sử dụng Word 2016 cho người mới bắt đầu

Cách sử dụng word 2016 bước đầu tiên để khởi động ứng dụng Microsoft Word, hãy nhấp vào nút Start (ô cửa sổ biểu tượng của Window) > Microsoft Office> Word hoặc đơn giản là tìm kiếm 'Word' trong hộp tìm kiếm và sau đó nhấp vào kết quả. Sau khi mở, hãy chọn Tài liệu mới.

Thanh Tiêu đề và Thanh công cụ Truy cập Nhanh

Ở phía trên cùng, bạn sẽ thấy Tiêu đề của tài liệu, Thanh công cụ Truy cập Nhanh và một số chức năng khác như Thu nhỏ, Khôi phục / Phóng to, Đóng và Tùy chọn Hiển thị Ribbon.

Trong Thanh công cụ Truy cập Nhanh ở bên trái Thanh Tiêu đề, bạn sẽ tìm thấy 

• Nút Lưu (Ctrl + S), nơi bạn có thể lưu tài liệu vào thư mục mong muốn; 
• Nút Hoàn tác Nhập (Ctrl + Z); 
• Nút Lặp lại Nhập (Ctrl + Y);
• Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy cập Nhanh, nơi bạn có các lệnh khác nhau như trong hình dưới đây.

Trong Tùy chọn Hiển thị Ribbon, bạn có thể 

• Tự động ẩn Ribbon
• Chỉ hiển thị các tab Ribbon
• Hiển thị các tab và lệnh mọi lúc. 

Bên dưới Thanh Tiêu đề, bạn sẽ thấy Ribbon bao gồm nhiều tab khác nhau như Tệp, Trang đầu, Chèn, Thiết kế, Bố cục, Tham chiếu, Thư, Đánh giá, Dạng xem, Trợ giúp, Tìm kiếm. Bây giờ chúng ta hãy xem qua từng Tab và các lệnh của nó và những cách sử dụng word 2016.

Trang chủ

Trang chủ là tab mặc định trong Microsoft Word. Tab này bao gồm các tính năng liên quan đến bảng tạm, phông chữ, đoạn văn, kiểu văn bản và chỉnh sửa.

• Bảng tạm: Trong phần này, bạn sẽ tìm thấy các lệnh như sao chép, cắt và dán.
• Phông chữ: cách sử dụng word 2016 tại đây, bạn có thể thay đổi phông chữ và kích thước phông chữ cho văn bản, thay đổi kiểu chữ, áp dụng định dạng đậm hoặc nghiêng, gạch dưới, thay đổi màu phông chữ và đánh dấu văn bản, cũng như thêm các hiệu ứng văn bản và kiểu chữ khác nhau. Hãy khám phá tất cả các tùy chọn khác nhau để làm cho văn bản của bạn trông tuyệt vời và sáng tạo!
• Đoạn văn: Phần này bao gồm các tùy chọn căn chỉnh, nơi bạn có thể chọn căn lề giữa, trái, phải hoặc căn chỉnh văn bản (nghĩa là phân bố đều văn bản giữa các lề).
• Kiểu văn bản: Bạn có thể thêm hoặc xóa đường viền, tăng hoặc giảm thụt lề, điều chỉnh khoảng cách dòng và đoạn văn, cũng như thêm các dấu chấm và đánh số từ thư viện dấu chấm và đánh số. Bạn cũng có thể tạo danh sách đa cấp để sắp xếp các mục hoặc tạo dàn ý.
• Chỉnh sửa: Từ phần này, bạn có thể tìm văn bản hoặc bất kỳ nội dung nào trong tài liệu và cũng thay thế một từ hoặc văn bản cụ thể bằng thứ khác.

Chèn thêm nội dung hấp dẫn trong văn bản

Cách sử dụng word 2016 tab tiếp theo là tab Chèn. Bạn có thể thêm một trang bìa phong cách từ nhiều kiểu có sẵn để làm cho tài liệu của bạn trông chuyên nghiệp hơn và cũng thêm một trang trống từ phần Trang. Một tính năng quan trọng khác là chèn bảng, hình ảnh từ thư viện ảnh của bạn, hình ảnh trực tuyến từ web, hình dạng, mô hình 3D, biểu đồ, SmartArt và ảnh chụp màn hình từ phần Bảng và Hình ảnh. Tham khảo hình ảnh bên dưới để biết hướng dẫn.

Bạn có thể chèn Bảng, Hình dạng, SmartArt và hơn thế nữa! Trong phần Tiêu đề & Chân trang, bạn có thể thêm một tiêu đề và chân trang tích hợp sẵn hoặc từ các nguồn trực tuyến. Bạn cũng có thể thêm số trang vào tài liệu của mình.

Tương tự, có rất nhiều tính năng và lệnh khác trong các phần Bổ trợ, Phương tiện, Liên kết, Bình luận, Văn bản và Biểu tượng.

Thiết kế văn bản sáng tạo hơn

Tab Thiết kế bao gồm các lệnh liên quan đến Định dạng Tài liệu và Nền Trang. Để làm cho tài liệu của bạn trông nhất quán và sang trọng hơn, hãy chọn chủ đề phù hợp với sở thích của bạn từ các tùy chọn khác nhau có sẵn. Các tính năng bổ sung bao gồm màu sắc, phông chữ, hiệu ứng và khoảng cách đoạn văn. Nếu bạn muốn thêm một chút màu sắc cho nền tài liệu, bạn cũng có thể thay đổi màu trang, thêm Hình mờ và đường viền trang.

Chủ đề

Chủ đề là một tập hợp các định dạng được phối hợp sẵn, bao gồm màu sắc, phông chữ, hiệu ứng và kiểu trang, có thể áp dụng cho toàn bộ tài liệu của bạn chỉ với một cú nhấp chuột. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng tài liệu của bạn có một diện mạo chuyên nghiệp và nhất quán.

Màu sắc

Bạn có thể thay đổi màu sắc của các yếu tố khác nhau trong tài liệu của mình, chẳng hạn như văn bản, nền trang và đường viền trang. Điều này cho phép bạn thêm cá tính và phong cách cho tài liệu của mình.

Phông chữ

Bạn có thể thay đổi phông chữ của văn bản trong tài liệu của mình. Chọn phông chữ phù hợp có thể giúp cải thiện khả năng đọc và tính thẩm mỹ của tài liệu.

Hiệu ứng

Bạn có thể thêm các hiệu ứng cho văn bản của mình, chẳng như bóng đổ, đường viền và phản chiếu. Điều này có thể làm cho văn bản của bạn nổi bật và thú vị hơn.

Khoảng cách đoạn văn

Với cách sử dụng word 2016 bạn có thể điều chỉnh khoảng cách trước và sau các đoạn văn trong tài liệu của mình. Điều này có thể giúp cải thiện tính dễ đọc và bố cục của tài liệu.

Nền trang

Bạn có thể thay đổi màu sắc hoặc hình ảnh của nền trang trong tài liệu của mình. Điều này có thể thêm một nét độc đáo và thú vị cho tài liệu của bạn.

Hình mờ

Bạn có thể thêm hình mờ vào nền trang của tài liệu. Hình mờ thường là một hình ảnh mờ hoặc văn bản được hiển thị phía sau nội dung của tài liệu. Hình mờ thường được sử dụng để bảo vệ tài liệu hoặc thêm trang trí.

Đường viền trang

Cách sử dụng word 2016 tại tab đường viền trang giúp bạn có thể thêm đường viền trang vào các trang của tài liệu. Đường viền trang thường là một đường kẻ trang trí xung quanh rìa của trang. Đường viền trang có thể được sử dụng để tăng thêm tính trang trọng cho tài liệu hoặc để đánh dấu các phần khác nhau của tài liệu.

Bố cục văn bản phong phú và hấp dẫn

Tab Bố cục trong Microsoft Word cung cấp các công cụ để bạn tùy chỉnh cách thức nội dung được sắp xếp trên trang. Dưới đây là những cách sử dụng word 2016 bạn có thể làm trong tab này:

Thiết lập Trang:

• Điều chỉnh lề: Thay đổi khoảng cách giữa nội dung và rìa trang, cho toàn bộ tài liệu hoặc từng phần riêng biệt.
• Hướng trang: Chọn hướng dọc (Portrait) hoặc ngang (Landscape) cho trang.
• Kích thước trang: Chọn kích thước giấy phù hợp, chẳng hạn như A4, Letter, Legal, v.v.
• Cột: Thêm hoặc bớt cột cho bố cục nhiều cột.
• Kích thước: Chọn kích thước tùy chỉnh cho trang, ngoài các kích thước tiêu chuẩn có sẵn.

Đoạn văn:

• Thụt lề: Điều chỉnh khoảng cách lùi đầu dòng của đoạn văn.
• Khoảng cách: Thay đổi khoảng cách trước và sau đoạn văn.

Sắp xếp:

• Vị trí văn bản và hình ảnh: Điều chỉnh vị trí chính xác của các yếu tố trên trang bằng cách kéo thả hoặc sử dụng các lệnh căn chỉnh.
• Nhóm hình ảnh: Tạo nhóm nhiều hình ảnh để cùng di chuyển, xoay hoặc định dạng.
• Xoay: Xoay hình ảnh theo các góc khác nhau.

Bằng cách sử dụng word 2016 các tùy chọn trong tab Bố cục, bạn có thể tạo bố cục trang hấp dẫn và chuyên nghiệp cho tài liệu của mình.

Tham chiếu nội dung một cách rõ ràng hơn

Tab Tham chiếu trong Microsoft Word cung cấp các công cụ để quản lý các yếu tố tham khảo trong tài liệu, chẳng hạn như:

• Mục lục: Tạo và cập nhật mục lục tự động cho các tiêu đề và phần trong tài liệu của bạn.
• Chú thích: Thêm chú thích cuối trang hoặc cuối đoạn cho nội dung cần giải thích thêm.
• Nghiên cứu: Tìm kiếm thông tin trực tuyến từ các nguồn tham khảo đáng tin cậy.
• Trích dẫn và Tài liệu tham khảo: Thêm trích dẫn và tạo danh sách tài liệu tham khảo theo các định dạng khác nhau (APA, MLA, Chicago, v.v.).
• Chú thích: Thêm chú thích giải thích cho hình ảnh, bảng biểu và các yếu tố khác trong tài liệu.
• Mục lục: Tạo danh sách các thuật ngữ và chủ đề quan trọng cùng với trang tương ứng xuất hiện trong tài liệu.
• Bảng thẩm quyền: Liệt kê các nguồn pháp lý hoặc tài liệu chính thức được tham khảo trong tài liệu.

Thao tác quản lý và gửi Thư từ 

Tab Thư từ trong Microsoft Word giúp bạn thực hiện các tác vụ liên quan đến gửi thư và quản lý danh sách liên hệ dễ dàng. Dưới đây là những tính năng chính của tab này:

• Tạo phong bì và nhãn: Tạo phong bì và nhãn tùy chỉnh với thông tin người nhận và địa chỉ chính xác.
• Bắt đầu hợp nhất thư: Tạo thư được cá nhân hóa gửi đến nhiều người nhận cùng lúc. Bạn có thể sử dụng danh sách liên hệ, bảng tính Excel hoặc nguồn dữ liệu khác để cung cấp thông tin cá nhân cho từng người nhận.
• Viết và chèn trường: Thêm các trường đặc biệt vào tài liệu hợp nhất thư để tự động điền thông tin cá nhân của từng người nhận, chẳng như tên, địa chỉ, mã bưu điện.
• Xem trước kết quả: Xem trước tài liệu hợp nhất thư trước khi gửi email hoặc in ấn để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác.
• Hoàn thành hợp nhất thư: Gửi email hoặc in các bản sao cá nhân của thư hợp nhất.

Cách sử dụng word 2016 sử dụng tab Thư từ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi cần gửi thư đến nhiều người, đặc biệt là trong các chiến dịch marketing, thông báo hội họp hoặc thư mời.

Đánh giá lại nội dung văn bản 

Tab Đánh giá trong Microsoft Word cung cấp các công cụ để bạn kiểm tra, chỉnh sửa và cải thiện tài liệu của mình. Dưới đây là một số tính năng chính:

• Kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp bằng công cụ tích hợp (phím tắt F7). Đây là chức năng quan trọng nhất trong tab Đánh giá, đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp của tài liệu.
• Ngôn ngữ: Thay đổi ngôn ngữ chính của tài liệu và kiểm tra lỗi chính tả cho ngôn ngữ đó.
• Bình luận: Thêm bình luận và ghi chú trực tiếp vào tài liệu để cộng tác hoặc cung cấp phản hồi.
• Theo dõi & Thay đổi: Theo dõi và xem lại các thay đổi được thực hiện trong tài liệu bởi bạn hoặc những người khác.
• So sánh: So sánh hai phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu để xem những thay đổi đã được thực hiện.
• Bảo vệ: Bảo vệ tài liệu bằng cách đặt mật khẩu hoặc hạn chế quyền chỉnh sửa.
• Mực: Chèn chữ viết tay và vẽ bằng bút kỹ thuật số, nếu thiết bị của bạn hỗ trợ.

Sử dụng các tính năng trong tab Đánh giá giúp bạn cải thiện chất lượng tài liệu, đảm bảo tính chính xác, thuận tiện cho việc cộng tác và theo dõi, cũng như tăng cường tính an toàn cho tài liệu.

Dạng xem - dạng hiển thị văn bản phục vụ việc xem xét nội dung

Tab Dạng xem trong Microsoft Word cung cấp các tùy chọn điều chỉnh cách hiển thị tài liệu của bạn. Dưới đây là những gì bạn có thể làm:

• Chế độ xem: Thay đổi chế độ xem của tài liệu, chẳng hạn như:
• Chế độ đọc: Tập trung vào nội dung, ẩn các công cụ và thanh bên.
• Bố cục in: Xem tài liệu giống như khi in ra, giúp chỉnh sửa các khoảng cách, lề và bố cục trang.
• Bố cục web: Xem tài liệu giống như trang web, giúp kiểm tra hiển thị khi chia sẻ online.
• Nhiều chế độ xem khác: Zoom Layout, Outline, Draft, v.v.
• Các tính năng bổ sung: Khám phá các tính năng khác như:
• Nhúng: Xem tài liệu khác bên trong tài liệu hiện tại.
• Di chuyển trang: Dễ dàng di chuyển giữa các trang tài liệu.
• Hiển thị: Chọn các yếu tố cụ thể để hiển thị hoặc ẩn, như lưới, thang đo, ghi chú, v.v.
• Phóng to: Điều chỉnh kích thước hiển thị của tài liệu.
• Cửa sổ: Xếp các cửa sổ Word cạnh nhau hoặc chồng lên nhau.
• Macro: Tạo và chạy các macro để tự động thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại.
• SharePoint: Tích hợp với SharePoint để quản lý tài liệu online.

Trợ giúp

Trong tab Trợ giúp, bạn có thể liên hệ với nhân viên hỗ trợ văn phòng và gửi phản hồi.

Tìm kiếm

Trong tab Tìm kiếm, bạn có thể nhập bất kỳ tính năng nào bạn đang tìm kiếm và nhận trợ giúp.

Tệp

Trong tab tệp , bạn có thể lưu tài liệu, in và chia sẻ tài liệu và cũng có thể phát hành nó.

Trên đây là những cách sử dụng word 2016 để có thể khai thác những công cụ từ Microsoft tạo lên những văn bản cực kỳ độc đáo phục vụ cho nhu cầu học hỏi và làm việc với kỹ năng tin học văn phòng chuyên nghiệp.