Microsoft Sharepoint là gì? Công cụ văn phòng toàn diện cần thiết

Xem nhanh

• 1. Tính năng cốt lõi của Microsoft SharePoint là gì?
• 2. Microsoft SharePoint khác gì so với OneDrive?
• 3. Câu hỏi thường gặp
• 1.1 Quản lý tài liệu tập trung và hiệu quả:
• 1.2. Cộng tác nhóm mạnh mẽ:
• 1.3. Tự động hóa quy trình làm việc Microsoft Sharepoint là gì?
• 1.4. Tạo cổng thông tin nội bộ (Intranet) chuyên nghiệp:
• 1.5. Tích hợp sâu rộng với hệ sinh thái Microsoft 365:
• 2.1. Mục đích sử dụng
• 2.2. Quản lý và chia sẻ tệp
• 2.3. Tích hợp và cộng tác
• 2.4. Kiểm soát phiên bản và bảo mật

Microsoft Sharepoint là gì? Công cụ văn phòng toàn diện cần thiếtMicrosoft SharePoint là một nền tảng cộng tác và quản lý nội dung do Microsoft phát triển, giúp doanh nghiệp lưu trữ, chia sẻ và tổ chức thông tin một cách hiệu quả. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ vào hệ sinh thái Microsoft 365, SharePoint đã trở thành công cụ quan trọng cho các tổ chức cần tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất nhóm và tăng cường bảo mật dữ liệu. 

1. Tính năng cốt lõi của Microsoft SharePoint là gì?

1.1 Quản lý tài liệu tập trung và hiệu quả:

SharePoint cung cấp một kho lưu trữ tài liệu tập trung, cho phép người dùng dễ dàng lưu trữ, truy cập và chia sẻ tài liệu một cách an toàn. Với khả năng kiểm soát phiên bản, người dùng có thể theo dõi lịch sử thay đổi của tài liệu, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của thông tin.

1.2. Cộng tác nhóm mạnh mẽ:

Microsoft Sharepoint giúp tạo ra một môi trường làm việc nhóm lý tưởng, nơi các thành viên có thể cùng nhau chỉnh sửa tài liệu, thảo luận và chia sẻ ý tưởng. Các tính năng như đồng tác giả, thông báo và lịch làm việc nhóm giúp tăng cường sự phối hợp và hiệu quả làm việc.

Tính năng của Microsoft Sharepoint là gì

Xem: 10+ món quà tặng ngày của mẹ thiết thực bạn nên lưu tâm

1.3. Tự động hóa quy trình làm việc Microsoft Sharepoint là gì?

Với SharePoint, người dùng có thể tự động hóa các quy trình làm việc lặp đi lặp lại, từ phê duyệt tài liệu đến quản lý dự án. Các quy trình làm việc tự động giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất.

1.4. Tạo cổng thông tin nội bộ (Intranet) chuyên nghiệp:

SharePoint cho phép xây dựng các cổng thông tin nội bộ đẹp mắt và chuyên nghiệp, giúp chia sẻ thông tin, tin tức và tài nguyên với toàn bộ tổ chức. Các trang web nội bộ có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp.

1.5. Tích hợp sâu rộng với hệ sinh thái Microsoft 365:

SharePoint tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint, Teams và OneDrive. Sự tích hợp này mang lại trải nghiệm làm việc liền mạch và hiệu quả, giúp người dùng dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin giữa các ứng dụng.

2. Microsoft SharePoint khác gì so với OneDrive?

2.1. Mục đích sử dụng

OneDrive chủ yếu được thiết kế để lưu trữ và chia sẻ tệp cá nhân, trong khi SharePoint là nền tảng phục vụ cộng tác nhóm và quản lý tài liệu doanh nghiệp. Nếu OneDrive giống như một "ổ cứng cá nhân trên đám mây", thì SharePoint là một "kho lưu trữ dữ liệu tập trung" cho toàn bộ tổ chức.

Khác biệt của Microsoft Sharepoint là gì

Xem: Phím tắt khóa layer trong photoshop mẹo tối ưu workflow

2.2. Quản lý và chia sẻ tệp

OneDrive cho phép người dùng lưu trữ tệp cá nhân và chia sẻ với từng cá nhân cụ thể. Trong khi đó, SharePoint cung cấp một hệ thống lưu trữ có cấu trúc, nơi nhiều người có thể truy cập, chỉnh sửa và quản lý tài liệu theo quyền hạn được phân bổ.

2.3. Tích hợp và cộng tác

SharePoint hỗ trợ các tính năng cộng tác mạnh mẽ như thư viện tài liệu, trang web nhóm (Team Sites), luồng công việc tự động (Workflows) và bảng tin nội bộ (Intranet). OneDrive không có những công cụ này và chỉ giới hạn ở mức chia sẻ tài liệu.

2.4. Kiểm soát phiên bản và bảo mật

SharePoint cho phép theo dõi phiên bản tài liệu, đặt quy tắc duyệt nội dung và phân quyền truy cập chi tiết. Ngược lại, OneDrive chủ yếu phục vụ nhu cầu cá nhân và không có hệ thống quản lý quyền hạn phức tạp như SharePoint.

Microsoft SharePoint là một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp cần một nền tảng cộng tác, quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ vào hệ sinh thái Microsoft 365, SharePoint không chỉ giúp nâng cao năng suất mà còn đảm bảo dữ liệu được bảo mật tối ưu.

Xem: Bí quyết phím tắt khóa bàn phím laptop tối ưu sử dụng máy tính

3. Câu hỏi thường gặp

Microsoft Sharepoint là gì

1. Microsoft SharePoint có miễn phí không?

SharePoint Online có bản dùng thử miễn phí, nhưng các phiên bản đầy đủ yêu cầu đăng ký trả phí.

2. SharePoint có dễ sử dụng không?

SharePoint có giao diện trực quan, nhưng để sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần có thời gian làm quen và đào tạo.

3. Có thể sử dụng SharePoint trên điện thoại không?

Có, Microsoft cung cấp ứng dụng SharePoint trên iOS và Android để người dùng làm việc từ xa.

4. SharePoint có thay thế hoàn toàn Google Drive không?

Không hoàn toàn, nhưng SharePoint mang lại nhiều tính năng cộng tác và bảo mật mạnh mẽ hơn Google Drive.

5. Tôi có thể tích hợp SharePoint với phần mềm khác không?

Có, SharePoint hỗ trợ tích hợp với Microsoft Teams, OneDrive, Outlook và nhiều phần mềm bên thứ ba khác.

Và vinhnguyen.vn cũng vậy, chúng tôi là doanh nghiệp với các giải pháp máy bán hàng hiệu quả bao gồm máy in hóa đơn, máy tính tiền chất lượng cao bảo hành chính hãng. Bạn hãy liên hệ với chúng tôi ngay khi cần để được hỗ trợ chọn máy của bạn nhé.