Cách sử dụng powerpoint trên máy tính để làm bài thuyết trình hấp dẫn thu hút

Xem nhanh

• Chọn mẫu powerpoint có sẵn tiện lợi
• Cách thêm slide mới vào bài
• Cách định dạng văn bản và thêm text cho trang slide
• Cách sử dụng powerpoint thêm hình ảnh vào slide mong muốn
• Cách thêm chuyển động cho văn bản thêm sinh động
• Cách thêm chuyển động chuyển tiếp giữa các slide
• Cách sử dụng powerpoint để trình chiếu lúc thuyết trình
• Cách 1: Chọn themes ngay tại trang Home.
• Cách 2: Chọn themes trong trang trình bày.
• Cách 1: Thao tác trên thanh công cụ 
• Cách 2: Sử dụng tổ hợp phím
• Cách 1: Chọn phím trên thanh công cụ
• Cách 2: Nhấn trực tiếp vào biểu tượng nội dung trong slide
• Cách thêm hiệu ứng chuyển động: 
• Cách 1: Chọn trên thanh menu 
• Cách 2: Chọn trực tiếp nút trình chiếu
• Triển khai lên màn chiếu hoặc tivi thuyết trình

Powerpoint là một trong những công cụ thiết thực được sử dụng để làm bài thuyết trình mà  hẳn chúng ta đã không còn xa lạ. Đây là phần mềm bạn sẽ phải làm quen dần từ cấp 3 cho đến đại học và là công cụ cần biết trong tin học văn phòng cơ bản. Với việc nâng cấp kỹ năng và các cách sử dụng powerpoint khác nhau bạn có thể khai thác được công cụ này để phục vụ cho học tập và công việc tốt hơn. 

Chọn mẫu powerpoint có sẵn tiện lợi

Hiện nay khi bạn không phải là người quá khéo léo trong việc trình bày bố cục và tự thiết kế bài thuyết trình của mình thì phần mềm powerpoint cũng đã cung cấp cho chúng ta những kho mẫu powerpoint đa dạng và nhiều lựa chọn nhất. Bạn có thể tham khảo để chọn áp dụng một phần hoặc cho toàn bộ bài thuyết trình của bạn một cách tiện lợi. 

Cách 1: Chọn themes ngay tại trang Home.

Truy cập vào app powerpoint của bạn trên máy tính, ngay khi cửa sổ mở lên bạn có thể tham khảo ngay các theme mẫu có sẵn trong kho, chọn “More themes” để mở thêm nhiều lựa chọn khác nữa. 

Cách 2: Chọn themes trong trang trình bày.

Lúc này bạn đã mở một trang trình bày mới, bằng cách chọn “Blank Presentation”. 

Sau đó, chọn “Design” chọn nút mũi tên thêm bên cạnh khung hiển thị mẫu để mở thêm nhiều lựa chọn có sẵn khác. 

Đây là hai cách thức chọn các bảng thiết kế có sẵn của Powerpoint để bạn dễ dàng tìm kiếm ý tưởng trình bày, áp dụng đa dạng màu sắc, kiểu dáng để tạo ra mẫu bài thuyết trình mà bạn ưng ý nhất. Nếu bạn là người mới bắt đầu, hãy bắt đầu bằng những bước đơn giản trên nhé. 

Cách thêm slide mới vào bài

Cách thêm một slide mới bên dưới một slide đã tạo cực kỳ đơn giản và tiện lợi. Bước này về cơ bản có 2 cách thực hiện như sau: 

Cách 1: Thao tác trên thanh công cụ 

Bạn chọn “Insert”, chọn trực tiếp nút “New Slide” bên trái bảng công cụ để thêm nhanh. Hoặc chọn mũi tên sổ xuống bên nút “New Slide” để chọn các mẫu bố cục trang tiếp theo mà bạn muốn thêm vào bài thuyết trình của mình. 

Cách 2: Sử dụng tổ hợp phím

Để thêm nhanh trang slide mới bằng tổ hợp phím tắt đơn giản trong cách sử dụng powerpoint bạn nhấn “ctrl + M”. một trang slide cơ bản sẽ hiển thị bên dưới, lúc này bạn không thể chọn bố cục xuất hiện mà bạn có thể tự động điều chỉnh thiết kế bố cục nội dung theo ý thích của bạn. 

Hoặc bạn cũng có thể click chuột phải vào một slide muốn thêm trang mới bên dưới chọn “New slide”.

Cách định dạng văn bản và thêm text cho trang slide

Bạn soạn thảo văn bản trong các ô hiển thị nội dung trong mẫu đã chọn như bình thường. Và cách sử dụng powerpoint khi muốn định dạng văn bản như in đậm, in nghiêng, phóng to, thu nhỏ, đổi phông chữ, đổ màu, … các định dạng như bên soạn thảo văn bản thường có bạn sẽ có những công cụ điều chỉnh này ở “Home” trang công cụ cần thiết sẽ hiện ra và dễ dàng tùy chỉnh. Bạn nhớ bôi đen văn bản cần chỉnh sửa sau đó mới chọn định dạng muốn thay đổi. 

Nhưng nếu chưa có ô để soạn văn bản, hoặc bạn muốn thêm ô Text mới thì bạn chọn nút có Chữ A màu xanh dương nằm trong ô vuông như hình. Hoặc thao tác chọn Insert >>> Text Box. Sau đó, click chuột trái vào trang trình bày tại vị trí muốn thêm ô văn bản kéo và thả ở vị trí bạn muốn kết thúc. 

Cách sử dụng powerpoint thêm hình ảnh vào slide mong muốn

Cách 1: Chọn phím trên thanh công cụ

Chọn Insert >>> Picture >>> Chọn This Device… (Cho hình ảnh đã lưu trong máy tính của bạn) hoặc chọn Stock Image (Chọn hình ảnh trong thư viện hình ảnh online).

Tìm kiếm và nhấn chọn hình ảnh bạn yêu thích >>> Chọn ADD ( thêm vào slide)

Cách 2: Nhấn trực tiếp vào biểu tượng nội dung trong slide

Nếu bạn chọn bố cục nội dung từ đầu thì ở bước này bạn chỉ cần bấm vào nút Picture tương ứng với nơi lấy hình ảnh trong slide, chọn hình ảnh phù hợp, chọn add để thêm. 

Cách thêm chuyển động cho văn bản thêm sinh động

Truy cập vào menu “Animations” để thêm chuyển động cho slide. Tại đây bạn nhấn chọn mũi tên xổ xuống để chọn đa dạng hơn những chuyển động của powerpoint. 

• Màu xanh lá: chuyển động xuất hiện. 
• Màu vàng: chuyển động liên tục trong lúc trình chiếu. 
• Màu đỏ: chuyển động biến mất. 

Có 3 chuyển động theo 3 giai đoạn xuất hiện, trình chiếu và kết thúc để bạn có thể sáng tạo cho nội dung slide của mình được bắt mắt và thu hút hơn. 

Cách thêm hiệu ứng chuyển động: 

Bạn bôi đen đoạn văn bản muốn cho chuyển động, sau đó chọn chuyển động mà bạn muốn. Bạn sẽ thấy trang slide của bạn chạy thử chuyển động mà bạn vừa mới thêm vào. 

Cột bên phải có nút hiệu ứng tương thích “Effect Options” tùy theo mỗi chuyển động bạn muốn chúng xuất hiện từ bên trái sang hay bên phải sang hãy nhấn chọn tương tích. 

Cột thời gian hiển thị bên phải tiếp theo sẽ cho bạn khả năng tăng thời gian hoặc rút ngắn thời gian mà hiệu ứng xảy ra. 

• On click: hiệu ứng sẽ diễn ra khi bạn click chuột
• With previous: Trong trường hợp bạn chọn nhiều hiệu ứng trong 1 trang.  Khi chọn tùy chọn này, hiệu ứng sẽ bắt đầu cùng lúc với hiệu ứng trước đó. 
• After previous: là một tùy chọn cài đặt thời điểm hiệu ứng bắt đầu. Khi chọn tùy chọn này, hiệu ứng sẽ bắt đầu sau khi hiệu ứng trước đó hoàn thành.

Đối với người mới bắt đầu cách sử dụng powerpoint thì các chức năng về chuyển động có lẽ là một khởi đầu hơi phức tạp một chút. Bạn có thể không cần cân nhắc về thời gian xuất hiện và hiệu ứng chuyển động phức tạp khác nhau. Để đơn giản hóa bạn chọn hiệu ứng cơ bản và để mặc định khung thời gian xuất hiện này. Như vậy bài trình chiếu powerpoint của bạn đã có hiệu ứng và mang tính dễ dàng hơn trong quá trình xuất hiện. 

Cách thêm chuyển động chuyển tiếp giữa các slide

Một bài thuyết trình thường sẽ có rất nhiều slide khác nhau, việc thêm chuyển động giữa các slide chuyển tiếp sẽ tạo ấn tượng và kích thích sự tò mò của người theo dõi trong bài thuyết trình của bạn. Tiện ích này nằm ở trang “Transitions” giúp bạn có một mở đầu gây sự chú ý hơn so với việc không có chuyển slide. 

Để áp dụng bạn chọn trang mình muốn thêm hiệu ứng chuyển động. 

Truy cập “Transitions” chọn hiệu ứng tương thích. 

Ở cột bên phải bên cạnh các hiệu ứng có mục “Effect options” cho phép bạn chọn hướng xuất hiện diễn ra hiệu ứng. 

Mục “Duration” kế tiếp cho chúng ta chọn thời gian hiệu ứng diễn ra. Đa phần sẽ là rút ngắn thời gian mặc định để chuyển tiếp giữa các trang được diễn ra nhanh hơn

Cách sử dụng powerpoint để trình chiếu lúc thuyết trình

Bài thuyết trình sẽ được trình chiếu trực tiếp thông app Powerpoint trong máy tính của bạn. 

Cách 1: Chọn trên thanh menu 

Trong powerpoint có mục “Slide show” bạn bấm chọn và chọn tính năng trình chiếu:

From Beginning: có nghĩa là trình chiếu từ slide đầu tiên 

From Current Slide: nghĩa là bắt đầu trình chiếu từ slide mà đang chọn trở đi. 

Khi chọn tính năng, màn hình máy tính của bạn sẽ được tắt hết các tính năng khác tập trung vào slide bạn đã soạn. Thông qua tính năng này bạn kiểm tra toàn bộ những nội dung bạn đã soạn thảo đã được trình chiếu đúng ý bạn hay cần điều chỉnh thêm. 

Cách 2: Chọn trực tiếp nút trình chiếu

Còn một cách sử dụng powerpoint để trình chiếu khác nữa nằm ở cuối góc phải màn hình. Đây là một phím tắt hữu ích để trực tiếp trình chiếu trang bạn đang truy cập lên màn hình laptop của bạn.

Triển khai lên màn chiếu hoặc tivi thuyết trình

Để có thể chính thức từ slide trong máy tính chiếu lên màn hình máy chiếu hoặc tivi phòng họp thì bạn sẽ cần có thêm vài thao tác chuẩn bị nữa. Nhưng trước tiên hết cả đó là bạn hãy lưu lại toàn bộ những gì bạn là trong trong powerpoint cho đến thời điểm này, lưu bản “final” ở nơi mà bạn chuẩn bị để dễ dàng tìm thấy khi thuyết trình. 

Bạn cần chuẩn bị dây kết nối có cổng phù hợp với laptop của bạn liên kết đến màn hình chiếu hoặc Tivi. Có hai cổng kết nối phổ biến nhất giữa máy chiếu và máy tính xách tay là cổng HDMI và cổng VGA. 

Để trình chiếu PowerPoint trên máy chiếu, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Kết nối máy chiếu với máy tính xách tay của bạn thông qua cổng kết nối phù hợp với máy tính của bạn. 
• Bật nguồn máy chiếu và máy tính xách tay của bạn.
• Trên máy tính xách tay của bạn, mở bản trình bày PowerPoint mà bạn muốn trình chiếu.
• Nhấp vào tab Slide Show.
• Trong nhóm Start Slide Show, nhấp vào From Beginning.

Bản trình bày PowerPoint của bạn sẽ bắt đầu và hiển thị trên máy chiếu. Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển qua các slide. Trên đây là những cách sử dụng powerpoint cơ bản đủ để bạn đi từ khâu làm bài thuyết trình đến khâu thuyết trình. Hy vọng bạn có thể từ các bước cơ bản này hoàn thành công việc của mình và có thời gian để nâng cao hơn sáng tạo hơn trong ứng dụng powerpoint nhé.