Cách sử dụng máy chấm công thông minh đề phòng chiêu qua mặt của nhân viên

Nếu không biết cách sử dụng máy chấm công thì bộ phận quản lý nhân sự khó lòng có thể điều phối và dựa vào đó để tính ngày lương cách chính xác trước các chiêu trò qua mặt công cụ này. Chính vì thế, bạn nên tìm hiểu cách đối phó với những thủ đoạn đó trong bài viết dưới đây nhé.

Cơ chế vận hành của máy chấm công vân tay như thế nào?

Cơ chế hoạt động của máy chấm công

Dòng máy này xuất hiện tại nước ta từ khá sớm vào những năm 2000. Đã qua hơn 20 năm ra đời, các sản phẩm của máy chấm công có khá nhiều biến đổi từ thấp tới cao nhưng cơ chế chung đều như nhau.

Ban đầu bạn cần lắp đặt máy ở một vị trí phù hợp trong không gian văn phòng làm việc. Đó phải là nơi mà nhân viên dễ chấm, dễ nhìn và không mất đi tính thẩm mỹ chung.

Sau khi lắp đặt được, bạn nên đọc hướng dẫn sử dụng máy chấm công để biết cách sử dụng cũng như cách kết nối với máy tính bằng một hệ thống mạng nhất định. Bạn có thể tham khảo: Cách kết nối máy chấm công với máy tính tiện dụng cho người mới sử dụng để có thể được hướng dẫn kết nối máy chấm công với máy tính một cách chi tiết nhất.

Mọi thứ đã ổn thỏa thì bạn cần phải cài phần mềm riêng cho máy để quá trình xử lý dữ liệu và xuất các file ra bản Excel,.. được tối ưu.

Muốn dữ liệu chấm công được xuất ra với các thông tin chi tiết như họ tên, mã, phòng,… thì bạn cần thiết lập ngay từ đầu để máy có thể mã hóa được vân tay nhân viên thành các con số.

Vậy cách sử dụng máy chấm công vân tay như thế nào?

Cách sử dụng máy chấm công vân tay không hề khó. Bạn chỉ cần dành ra 5 phút là có thể hoàn thiện được công tác tìm hiểu và thực hiện một cách dễ dàng.

• Đầu tiên bạn cần vào phần menu của máy và tiến hành chọn “quản lý nhân viên”. Tại đây bạn chọn “ok” rồi vào phần nhân viên mới để chọn “đồng ý”. Tiếp tới bạn đặt cho nhân viên một mã số ID.
• Sau khi đặt mã số, bạn sẽ tiến hành làm vân tay cho nhân viên bằng cách chọn “Đăng ký vân tay” rồi nhấn “đồng ý”. Màn hình sẽ hiện ra phần để nhấn ngón tay đăng ký 3 lần. Khi máy đã nhận diện được tức là bạn đã hoàn thiện đăng ký vân tay rồi đó. 
• Việc cuối cùng bạn cần làm đó là chọn “kết thúc quá trình thiết lập”.

Với việc thiết lập này, tưởng chừng như bạn đã có thể kiểm soát được hết nhân viên nhưng thực tế không phải vậy. Rất nhiều người không thành thật đã tìm hiểu cách sử dụng máy chấm công vân tay để đưa ra biện pháp đối phó.

Làm thế nào người dùng có thể đối phó với máy chấm công vân tay?

Đối phó với máy chấm công

Dấu vân tay nhận diện trên máy là cách để công cụ này kiểm soát được sự ra vào nhưng cũng chính đó là một điểm yếu giúp những người tinh quái có thể “lách luật”. Bởi bạn chỉ cần có dấu vân tay giống của nhân viên đã được thiết lập và chấm vào màn hình là sẽ được duyệt.

Vậy người dùng đã qua mặt máy chấm công bằng cách nào?

Đầu tiên họ sẽ dán ngón tay sử dụng làm vân tay để chấm lên băng dính dày. Khi mặt trong của băng dính hiện dấu vân tay rồi thì để khô bên ngoài trời sẽ tạo ra một “màn hình” vân tay giống hệt. Nếu như họ không đi làm thì chỉ cần nhờ đồng nghiệp nhấn vân tay đó vào là có thể có được thêm 1 ngày công. Điều này khiến cho nhà quản lý thiệt hại về kinh tế.

Những cách hạn chế "gian lận" trong máy chấm công vân tay

Để kiểm soát được vân tay và không bị nhân viên lạm dụng để gian lận ngày làm việc thì bạn cần phải có biện pháp nhất định.

• Lắp camera kiểm soát ra vào để rà soát lại khi tính lương với những đối tượng đáng nghi
• Nên lựa chọn dòng máy hiện đại, tích hợp nhiều tính năng khác để thay thế vân tay như máy chấm công bằng thẻ từ, nhận diện giọng nói, khuôn mặt…. Bạn có thể tham khảo thêm các máy chấm công khác tại đây
• Cuối cùng, đơn vị đưa ra hình phạt đối với đối tượng có hành vi này

Trên đây là một số chia sẻ về cách đối phó với hành vi gian lận máy chấm công. Tìm hiểu thêm tại Vinhnguyen.vn với nhiều thông tin hữu ích để bạn biết cách sử dụng máy chấm công vân tay hiệu quả hơn.