Cách làm nhẹ file excel nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến dữ liệu

Xem nhanh

• 1. Tại sao việc giảm kích thước tệp excel lại quan trọng
• 2. Tổng hợp các cách làm nhẹ file excel
• 2.1 Xóa dữ liệu và định dạng không sử dụng
• 2.2. Tối ưu hóa hình ảnh và đối tượng
• 2.3 Chuyển đổi công thức thành giá trị khi có thể
• 2.4 Sử dụng định dạng tệp hiệu quả
• 2.5 Sử dụng công cụ nén dữ liệu
• 2.6 Cách làm nhẹ file excel bằng cách xóa data link
• 2.7 Xóa định dạng có điều kiện 

Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ để quản lý dữ liệu, nhưng khi các tệp tin tăng kích thước, chúng có thể trở nên chậm chạp và khó làm việc. Các tệp Excel lớn có thể gây ra các vấn đề về hiệu suất, tăng thời gian tải và thậm chí dẫn đến sự cố. May mắn thay, có những cách hiệu quả để giảm kích thước tệp mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của dữ liệu của bạn. Vậy thì hãy tham khảo bài viết này chúng tôi cùng bạn tìm hiểu cách làm nhẹ file excel mà vẫn bảo toàn dữ liệu. 

1. Tại sao việc giảm kích thước tệp excel lại quan trọng

Một tệp Excel quá khổ có thể làm chậm các thao tác, khiến việc điều hướng, cập nhật hoặc thực hiện tính toán trở nên khó khăn hơn. Điều này có thể gây khó chịu, đặc biệt khi làm việc với các tập dữ liệu phức tạp. Không những thế các tệp Excel lớn chiếm không gian không cần thiết trên máy tính hoặc bộ nhớ đám mây của bạn. Ngoài ra, các tệp đính kèm email thường có giới hạn kích thước, gây khó khăn cho việc chia sẻ các tệp lớn. Hãy tham khảo cách làm nhẹ file excel ngay thôi nào. 

cách làm nhẹ file excel

2. Tổng hợp các cách làm nhẹ file excel

2.1 Xóa dữ liệu và định dạng không sử dụng

• Xóa Hàng và Cột Trống: Excel đôi khi lưu các hàng và cột trống không cần thiết. Cuộn đến hàng được sử dụng cuối cùng và xóa bất kỳ hàng và cột thừa nào vượt quá phạm vi dữ liệu của bạn.

=> Trong file excel > Chọn Find & Select > Chọn Go to > Chọn Special > chọn tiếp Blanks > nhấn nút OK > Chọn Find & Select > Chọn Formulas > Chọn Clear. 

• Xóa định dạng và định dạng có điều kiện: Định dạng quá mức (chẳng hạn như màu nền, văn bản đậm hoặc đường viền ô) làm tăng kích thước tệp. Sử dụng "Xóa Định Dạng" trong tab "Trang chủ" để xóa kiểu dáng không cần thiết.

cách làm nhẹ file excel

Xem: Hướng dẫn từng bước cách cài đặt Adobe Indesign

2.2. Tối ưu hóa hình ảnh và đối tượng

Nén hình ảnh: Nếu tệp Excel của bạn chứa hình ảnh, chúng có thể làm tăng đáng kể kích thước tệp. Nén chúng bằng cách: Click Picture Format > Compress Pictures (Nén Hình ảnh). Chọn độ phân giải thấp hơn và áp dụng cho tất cả hình ảnh.

Xóa biểu đồ và hình dạng không cần thiết: Nếu tệp Excel của bạn có các biểu đồ, SmartArt hoặc hình dạng không sử dụng, hãy xóa chúng để giải phóng dung lượng.

cách làm nhẹ file excel

2.3 Chuyển đổi công thức thành giá trị khi có thể

Các tập dữ liệu lớn với các công thức phức tạp có thể làm chậm hiệu suất. Nếu bạn không còn cần công thức, cách làm nhẹ file excel là hãy thay thế chúng bằng giá trị:

=> Chọn phạm vi > Nhấn Ctrl + C (sao chép) > Nhấp chuột phải và chọn Dán Đặc biệt > Giá trị.

cách làm nhẹ file excel

2.4 Sử dụng định dạng tệp hiệu quả

• Lưu dưới dạng .XLSX Thay vì .XLS: Các tệp .XLS cũ hơn lớn hơn và kém hiệu quả hơn so với định dạng .XLSX mới hơn. Luôn lưu tệp của bạn dưới dạng .XLSX để nén tốt hơn.
• Cân nhắc sử dụng định dạng nhị phân (.XLSB): Đối với các tệp cực lớn, việc lưu ở định dạng .XLSB có thể giảm đáng kể kích thước tệp đồng thời duy trì đầy đủ chức năng.

Xem: Cách tạo video bằng ai copilot chân thật sống động

2.5 Sử dụng công cụ nén dữ liệu

Nếu bạn vẫn cần chia sẻ một tệp Excel lớn, hãy nén nó bằng các công cụ như:

• Nén ZIP (nhấp chuột phải > Gửi đến > Thư mục nén (zip)).
• Google Drive hoặc OneDrive, cung cấp tính năng nén tích hợp.

2.6 Cách làm nhẹ file excel bằng cách xóa data link

Việc xóa data link (liên kết dữ liệu) trong Excel có thể giúp giảm đáng kể kích thước tệp, đặc biệt khi tệp chứa nhiều liên kết đến các nguồn dữ liệu bên ngoài. Thực hiện như sau: 

Vào tab "Data" > Nhấp vào "Edit Links" trong nhóm "Connections" > Hộp thoại "Edit Links" sẽ hiển thị tất cả các liên kết dữ liệu trong tệp > chọn liên kết bạn muốn xóa > Nhấp vào nút "Break Link".

=> Lặp lại quy trình này cho tất cả các liên kết không cần thiết.

Xem: Nằm lòng những phím tắt blender giúp bạn pro hơn trong thiết kế

2.7 Xóa định dạng có điều kiện 

Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) trong Excel là một công cụ mạnh mẽ để làm nổi bật dữ liệu dựa trên các quy tắc cụ thể. Tuy nhiên, nếu sử dụng quá nhiều định dạng có điều kiện, đặc biệt là trên một lượng lớn dữ liệu, nó có thể làm tăng đáng kể kích thước tệp và làm chậm hiệu suất của Excel. Cách làm nhẹ file excel như sau: 

Mở file excel cần giảm dung lượng > Chọn ô định dạng có điều kiện, chọn tab Home > Chọn Conditional Formatting > Chọn Clear Rules. 

• Clear from Selected Cells: là lựa chọn xóa định dạng ở ô được chọn.
• Clear Rules from Entire Sheet: là lựa chọn xóa tất cả định dạng cho toàn bộ ô trong trang tính.

Cách làm nhẹ file excel cải thiện hiệu suất, nâng cao khả năng sử dụng và giúp chia sẻ tệp dễ dàng hơn. Bằng cách áp dụng những phương pháp này bạn có thể giữ cho tệp Excel của mình gọn nhẹ và hiệu quả. Chúc bạn thành công nhé. 

Liên hệ vinhnguyen.vn khi bạn cần tư vấn các máy in đơn hàng hiệu quả, máy quét mã vạch chất lượng cao phục vụ việc bán hàng của mình. Với cơ sở đi đầu trong việc cung cấp rất nhiều những dòng máy của các thương hiệu lớn trên thị trường bạn sẽ tìm được sản phẩm đúng gu của mình nhất.